Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать о работе начальника отдела кадров тем, кто хочет руководить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.
При разработке стратегии уделяют особое внимание ключевым показателям HR-работы для отслеживания эффективности отдела. В функции директора по персоналу входит контроль сотрудников и всех процессов, связанных с человеческими ресурсами в компании.
Вот несколько примеров KPI, которые используются в крупных предприятиях:
- Коэффициент продуктивности персонала — метрика, которая показывает, насколько эффективно работают специалисты, привлеченные HR.
- Индекс удовлетворенности — исследуется с помощью анонимных опросов. Влияет на уровень текучести персонала.
- Индекс инноваций сотрудников — как часто специалисты предлагают новые решения, какой процент внедряемости инициатив.
- Качество и количество роста — насколько эффективно действует система грейдов, разработанная отделом HR.
- Доля ФОТ — эффективность расходов на персонал в соотношении с оборотом или доходом компании.
- Качество HR — показатель, который рассчитывается из опросов руководителей других отделов. Демонстрирует, насколько привлекаемые кадры соответствуют потребностям бизнеса.
- Коэффициент текучести — метрика, показывающая процент ухода сотрудников после найма в течение 90 или 365 дней.
Что нужно знать / изучать
Для выполнения подобной работы, вам потребуется получить хорошую подготовку в различных областях:
-
Менеджмент. Профильный предмет для управленцев любого уровня и специализации. Разберите ключевые аспекты управленческой деятельности и методики разработки соответствующих стратегий. Да и в целом желательно хорошо ознакомиться с этой дисциплиной. Также обратите особое внимание на методы оценки эффективности кадров. В особенности стоит рассмотреть наиболее новые технологии и подходы в менеджменте.
-
CRM. Современному директору по персоналу надо уметь работать с широким кругом программного обеспечения, но прежде всего, научитесь использовать данные системы. Да, прежде всего они разрабатывались для управления взаимоотношениями с клиентами. Однако сейчас есть множество специализированных комплексов для кадровых сотрудников. Именно на них и сконцентрируйте свои усилия, научившись обращаться.
-
Офисное ПО. Как и любому сотруднику, преимущественно работающему в офисе, потребуется стать уверенным пользователем компьютера и соответствующего пакета программ. К таковым преимущественно относятся Word и Excel. С последним лучше вообще научиться обращаться на продвинутом уровне.
-
Трудовой кодекс. Такому специалисту нужно достаточно хорошо знать ТК. Причём нужно учить наиболее свежие редакции законов. Вам надо разбираться в трудоустройстве, увольнении, назначении зарплат, отпусков и других тонкостях построения трудовых отношений с работниками.
-
1С. В большинстве отечественных компаний используются продукты данного бренда. Среди его элементов, есть и предназначенные для учёта и управления кадрами. Они соответствуют отечественному законодательству и при определённой настройке, могут быть оптимизированы под нужды любой компании. В самом процессе установки нужных параметров разбираться сильно не нужно, но работать с комплексом лучше уметь.
-
Русский язык. В этой работе, общение является неотъемлемой и весьма важной частью. Относится это и к переписке, и реальному общению. Поэтому нужно грамотно писать и составлять документы, а также иметь хорошую поставленную речь.
-
Делопроизводство. Да директор по персоналу редко сам ведёт дела и оформляет документы, связанные с трудоустройством и движением сотрудников. Однако основы кадрового делопроизводства и порядок оформления различной документации надо знать, ведь контроль это уже его функция. То есть придётся проверять правильность ведения учета и хранения отчетной документации по передвижению кадров.
1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению [заместителя директора или иного должностного лица].
1.2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее [значение] лет.
1.3. Начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору предприятия.
1.4. Во время отсутствия начальника отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.
1.5. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:
— законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— уставом предприятия;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:
3.1. Возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
3.2. Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.3. Участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
3.4. Проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия.
3.5. Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
3.6. Проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
Где обязанности директора по кадрам в законе
Базовый список обязанностей руководителя отдела кадров приведён в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
В то же время, при составлении или изменении должностной инструкции начальник отдела кадров обязанности, перечисленные в ней, согласно функционалу этой должности, можно скорректировать с учётом:
- профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (утв. приказом Минтруда от 06.10.2015 № 691н);
- профессионального стандарта «Специалист по подбору персонала (рекрутер)» (утв. приказом Минтруда от 09.10.2015 № 717н).
Ошибка 6. Зачем мне интересоваться, чего хотят достичь сотрудники?
Задача грамотного руководителя — не только управление рабочим процессом, но и способствование развитию сотрудников. Поэтому интересуйтесь личными целями подчиненных и помогайте достигать их. Когда человек развивается, это положительно сказывается на всех жизненных аспектах, включая работу.
Если сотрудник хочет повысить квалификацию и научиться чему-то новому, почему бы не помочь ему в этом? Если есть возможность, оплатите обучение, ведь вы заинтересованы в профессиональном росте сотрудников? Всегда ищите возможности, чтобы они достигали личных целей.
Решение:
- Обсудите с персоналом их личные цели. Поговорите с каждым и узнайте, чего он хочет достичь в профессиональном плане. Дайте понять собеседнику, что вы нацелены помочь в реализации поставленных целей.
- Интересуйтесь прогрессом достижения. Спустя какое-то время после первого разговора, проведите еще одну беседу: узнайте, как обстоят дела с достижением личных целей, требуется ли какая-то помощь: возможно, возникли трудности и человек не в состоянии решить их самостоятельно.
Ошибка 8. Вот этот сотрудник мне нравится больше, а этот как-то не очень
Команды управленцев, которые выделяют любимчиков и изгоев, никогда не работают эффективно и вовремя не достигают плановых показателей. Выделение фаворитов рано или поздно приводит к расколу в команде. И иногда ситуация обостряется настолько, что начинаются подсиживания и подставы. Любимчиков никто не любит, с ними не станут выполнять рабочие обязательства в паре, не помогут в трудный момент и т.п.
Если что-то можно, то всем. Если нельзя — нельзя никому.
Послабления допускаются по отношению к новичкам. Ошибки в работе, неправильная трактовка задач и т.п. Редко новый сотрудник слету понимает, как и что работает внутри компании, и показывает идеальную работу. Но к дисциплине приучайте сразу. Опоздал? Вышел на лишний перекур? Сначала — выговор, затем — штраф. Как и другим сотрудникам.
Решение:
- Относитесь ко всем одинаково. Не выделяйте никого на общем фоне. Не надо в честь успеха одного сотрудника устраивать пышный праздник, а другого просто поздравлять наедине. У второго затаится обида и со временем разрастется до огромных размеров.
- Правила для всех едины. Если вы решили штрафовать всех за второе опоздание, не давайте никому поблажек. Как только простите одному, в отношении него внутри коллектива начнутся пересуды и «неровное» отношение.
Быть авторитетом — означает надёжность и доверие со стороны сотрудников. Авторитетные люди с большей лёгкостью управляют и ведут свои команды, а у остальных появляется желание с ними сотрудничать. Тем не менее, авторитет зарабатывается с трудом!
Первое, что нужно сделать, это заработать доверие, при котором люди могут верить вам и вашим действиям. Для того, чтобы заработать доверие, необходимо обладать такими качествами как честность, прямота и этичность. Недостаток любого из них может значительно подорвать авторитет.
Затем, HR-менеджер должен научиться эффективно управлять межличностными отношениями и разрешать конфликты, находить решения проблем, выступать посредником или напрямую налагать дисциплинарные взыскания. Ключевыми качествами будут чувство справедливости, объективность и беспристрастность.
И в завершение руководитель отдела кадров должен быть доступен. Это не означает, что любой может войти в его кабинет в любое время, но он должен находить время для встреч с сотрудниками и обсуждения имеющихся у них важных вопросов.
Не скупитесь на похвалы
Многие руководители в нашей стране не любят хвалить подчиненных.
«Зачем мне хвалить людей за одни и те же вещи? Один раз похвалил, и достаточно. Второй раз за ТО ЖЕ САМОЕ хвалить не стану».
«Они по-хорошему не понимают. Когда их хвалишь, они садятся на задницу и перестают работать. Поэтому их надо чаще лупить, чтобы задницы-то свои от стулов отрывали».
«Я не буду хвалить за промежуточные вещи. Меня интересует только конечный результат. Вот когда закончится период, тогда и похвалю».
Это реальные мнения некоторых управленцев. Максим Батырев уверен, что эти утверждения ошибочны:
— Человек, выполнивший поставленную вами задачу или даже простую просьбу, должен получить похвалу, должен испытать чувство гордости за себя и за свои действия. Почувствовать себя героем.
Похвала — это выстраивание системы координат.
Сотрудник будет сосредоточиваться на том, за что его хвалят, хотите вы этого или нет. Главное — ХВАЛИТЬ ЛЮДЕЙ ТОЛЬКО ЗА ТО, ЧТО ТЫ САМ СЧИТАЕШЬ ПРАВИЛЬНЫМ (нужным, важным и т. п.). До каких пор это делать? Пока сами сотрудники не научатся себя хвалить за те вещи, которые вы считаете правильными.
А когда человека все время бьют, загоняют в рамки, применяют силу и власть, он просто научится защищаться и, скорее всего, покинет вас при первом удобном случае. Так и будет, если не хвалить.
Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.
Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.
Какой профстандарт применять
Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, требуемая сотруднику для выполнения работы по должности (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Профстандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например. для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например – управление персоналом.
Работодатели могут широко применять профессиональные стандарты. В том числе – определять трудовую функцию работника при составлении штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров.
Приказом Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 утвержден профстандарт «Специалист по управлению персоналом». К этой группе должностей относятся:
- специалисты кадровых служб;
- руководители кадровых служб.
Профессиональный стандарт начальника отдела кадров уточняет, какая основная задача начальника – это обеспечение эффективного функционирования системы управления персоналом для достижения целей, поставленных организацией.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:
3.1. Возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
3.2. Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.3. Участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
3.4. Проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия.
3.5. Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
3.6. Проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
3.7. Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимать участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определять круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
3.8. Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
3.9. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3.10. Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.
3.11. Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
3.12. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
3.13. Обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
3.14. Проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению.
3.15. Организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение.
3.16. Обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
3.17. Руководить работниками отдела.
3.18. .
Как вести себя на собеседовании на руководящую должность? Какие вопросы задавать на собеседовании руководителю? Собеседование с будущим руководителем требует более тщательной подготовки, чем процедура предусмотренная для рабочих и служащих.
Подготовка к собеседованию на руководителя или на помощника руководителя включает в себя:
- составление профиля претендента на вакансию;
- сбор подробной информации, отзывов о личностных, профессиональных и лидерских качествах, воплощенных и неудавшихся проектах, предыдущих местах работы;
- изучение резюме, рекомендаций;
- выбор типа интервью, интервьюера и стратегии проведения собеседования, составление вопросника;
- предварительный телефонный разговор с претендентом;
- создание комфортных условий для проведения, назначение времени, длительности и места.
Непосредственно процедура собеседования состоит из знакомства с кандидатом, интервью, оглашения предварительных результатов, сообщении кандидату о времени принятия окончательного решения или дополнительных испытаний.
Как успешно пройти собеседование
Итак, как проходить собеседование на руководящую должность? И главное, как правильно пройти собеседование на руководящую должность? Для того, чтобы получить должность руководителя стоит подготовиться к собеседованию и придерживаться на нем несложных правил:
- ознакомиться с информацией о деятельности организации открывшей вакансию, ее историей, перспективами, партнерами, руководством;
- подробно изучить требования к кандидату;
- продумать ответы на предполагаемые вопросы опираясь не только на профессиональные знания, но и на личностный опыт, подобрать возможные примеры из своей практики;
- подготовить краткие, точные, не требующие уточнений ответы о своей биографии, предыдущем месте работы;
- составить список из 3-4 вопросов потенциальному работодателю, показывающих заинтересованность в будущей работе, осведомленность о состоянии дел в организации;
- вникать в суть вопроса, предполагать наиболее желательный для работодателя ответ, отвечать максимально искренне, акцентируя внимание на свои действия в роли лидера, профессионала в успешных и проблемных ситуациях;
- следить за речью. Ответ должен быть логично выстроенным, конкретным, исчерпывающим;
- необходимо соблюсти деловой этикет, выдержать корпоративный дресс-код. Придерживаться тактичной, вежливой, уверенной манеры поведения даже при провокационных, жестких методах ведения интервью;
- по окончании собеседования уточнить сроки и форму ответа.
Будьте готовы к тому, что может быть назначено второе собеседование с руководителем.
Идеальный руководитель: какой он
Отношения между подчиненными и руководством формируются постепенно. Если в сложившийся коллектив приходит новый менеджер, начинается этап знакомства, оценки. Только заступив на должность, нужно заложить фундамент уважения к себе. Это сложно, но без соблюдения субординации «руководитель — подчиненный» отношения не будут продуктивными.
Для этого менеджеру требуются лидерские качества. Такие черты характера, которые позволяют воздействовать на людей, не прибегая к использованию должностной власти и давления на личность.
Лидерских качеств много:
- стратегическое мышление;
- твердость, сила воли;
- честность по отношению к своим подчиненным;
- справедливость;
- амбициозность;
- энергичность, физическая выносливость;
- требовательность;
- умение подать себя как лидера;
- умение мотивировать;
- умение находить общий язык с людьми.
В том, как правильно общаться с подчиненными, много своих секретов. Руководители, занимающие высокие должности в течение нескольких лет, вырабатывают собственные стратегии, повышающие авторитет менеджера. И это главная черта грамотного начальника, заслуживающего уважения.
Существует несколько стилей управления персоналом. В разных странах они различаются, а также есть специфические методы, характерные для конкретного сообщества, культуры.
Руководитель может самостоятельно внедрить любой стиль управления или ориентироваться на принятые в организации нормы. Изменения нужны только при условии, что прежнее руководство с поставленными задачами не справлялось, персонал показывал низкую производительность труда.
Корпоративный коучинг как современный подход к управлению персоналом
Если вы ищете способ, как выстроить отношения с подчиненными, чтобы коллектив был сплоченным, стремился сделать свою работу качественно, то внедряйте корпоративный коучинг в своей системе управления.
Этот метод имеет несколько отличительных особенностей:
- руководитель становится учителем, наставником и начальником в одном лице;
- в коллективе формируется особое, дружелюбное отношение, с соблюдением субординации;
- коуч не только руководит, но и обучает, мотивирует;
- одной из задач руководства становится повышение самооценки работников.
При этом устанавливаются особые взаимоотношения руководителя с подчиненными. Коуч — это наставник и хороший психолог. Он умеет находить подход к каждому, помогая персоналу преодолевать трудности, связанные с работой и местом в коллективе.
Если в компании практикуется этот стиль руководства, то обязательным требованием при найме управленца становится наличие образования психолога или пройденные курсы.
Среди недостатков корпоративного коучинга выделяется только сложность его реализации. И дело даже не столько в способности руководителя быть на уровне с персоналом, сохранив при этом статус лидера, сколько в нежелании воспринимать психологическую помощь. Многие люди настолько закрыты, что к ним тяжело найти подход.