Командировка на один день: оформление, положены ли суточные в 2023 году по ТК РФ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на один день: оформление, положены ли суточные в 2023 году по ТК РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

Выплачиваются ли суточные в командировке на один день?

Однодневная командировка может иметь некоторые отличия. Как уже говорилось выше, суточные являются спорным вопросом. Вместо них компания может выплатить аналог данных расходов. При этом сумма остается стабильной, но сам платеж имеет другое название, как и бухгалтерская проводка.

Проблема возникла по причине того, что сотрудник возвращается домой к окончанию дня, поэтому данный тип выплат нельзя квалифицировать как суточные. Но компания все равно должна компенсировать расходы сотрудников. Поэтому для того, чтобы сделать все в рамках закона, выдается определенная сумма денег для компенсации расходов, необходимых для выполнения служебных заданий вне рабочего места.

В том случае, если день командировки выпадает на выходной или праздничный день, оплата осуществляется в двойном размере, либо же сотрудник может выбрать для себя другой свободный день. Кроме того, работа в вечернее время, а также часы, которые не являются рабочими, считается сверхурочной и также оплачивается по двойному тарифу.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда. Пунктом 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрены следующие наказания:

• для должностных лиц – наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
• для тех, кто осуществляет деятельность без образования юрлица,
• штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Однако, если сотрудник не указал руководителю на убедительные причины отказа от командировки, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, например, к выговору.

Необходимые документы

На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.

В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:

• дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
• порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
• Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
• длительность командировки;
• реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
• алгоритм оплаты;
• подробное описание поставленной задачи.

По представленной теме сделаем несколько основных выводов:

• Командировка на один день не запрещена на законодательном уровне.
• Однодневные поездки оплачиваются стандартно. Исключением является выплата суточных. Суточные оплачиваются только в том случае, если данное условие оговорено коллективным договором. По закону работодатель не обязан платить суточные.
• Однодневная командировка оформляется как обычная служебная поездка. Чтобы направить человека на один день, придется издать специальный приказ по форме Т-9, Т-9а или по утвержденной на предприятии форме.
• По приезду работник обязан отчитаться, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Этот документ утвержден законом и заполняется по строго установленным правилам.
• С суммы свыше 700 руб. суточных за день при командировке по РФ и 2500 за границу,придется платить налоги.
• Работодатель вправе не платить работнику суточные за один день по закону. Если им будет принято решение выплачивать их, такое условие прописывается в коллективном договоре.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Размер и нормы суточных

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.

Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.

Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.

Суточные при командировках в 2020 году

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

• командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
• суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке.

Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути.

Что такое однодневная командировка?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение N 749). При этом минимальный срок командировки нормативными правовыми актами не установлен. Фактически любое перемещение работника с места постоянной работы по служебным заданиям, согласно Трудовому кодексу РФ, является служебной командировкой. Поэтому и однодневная поездка признается таковой.

Так, если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, это и есть однодневная командировка (абз. 4, 5 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение N 749). Причем такой местностью может быть как ближайший населенный пункт (например, Одинцово для Москвы), так и удаленный населенный пункт (например, Сочи для Москвы).

Однодневные командировки нельзя путать с разъездной работой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 3 п. 3 Положения N 749). При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя (абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках. Нормы Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов, регулирующих направление работника в командировку, к служебным поездкам работников с разъездным характером работы не применяются, поэтому оформлять однодневные командировки в таких случаях не нужно.

Налогообложение суточных при однодневных командировках

 Однодневные
командировки

Суточные в коммерческих
 организациях 

 Налогообложение 

По России 

По общему правилу 
не выплачиваются 
(абз. 4 п. 11
Положения N 749, 
Решение ВС РФ 
от 04.03.2005 
N ГКПИ05-147) 

х 

Производятся выплаты 
взамен суточных, если 
это предусмотрено 
коллективным договором 
или локальным 
нормативным актом 
(ч. 2 ст. 168 ТК РФ, 
абз. 2 п. 11
Положения N 749, 
Постановление
Президиума ВАС РФ 
от 11.09.2012 N 4357/12
по делу 
N А27-2997/2011) 

НДФЛ. Не облагаются в полном объеме 
при наличии документально 
подтвержденных расходов. 
При отсутствии документов расходы 
освобождаются от НДФЛ в пределах 
700 руб. при командировке по РФ 
и 2500 руб. при командировке за 
рубеж (абз. 12 п. 3 ст. 217, Письмо
Минфина России от 01.03.2013 
N 03-04-07/6189, Постановление
Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 
N 4357/12 по делу N А27-2997/2011). 
Налог на прибыль. Вопрос однозначно 
не урегулирован: 
- рискованный вариант - учесть можно
(абз. 1, п. п. 3, 25 ст. 255, 
пп. 12 п. 1 ст. 264, 
п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина 
России от 21.09.2009 
N 03-03-06/1/604); 
- учесть нельзя (Письмо УФНС России 
по г. Москве от 10.02.2006 
N 20-12/11312). 
Страховые взносы, в т.ч. 
от несчастных случаев. Вопрос 
однозначно не урегулирован: 
- не облагаются (ч. 2 ст. 9
Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2
Закона N 125-ФЗ, Письма ФСС РФ 
от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, 
Минздравсоцразвития России 
от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от 
29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 4)); 
- облагаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ, 
абз. 4, 5 п. 11 Положения N 749, 
ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, 
ч. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ) 

За рубеж 

Выплачиваются в размере
50% от размера 
суточных, установленных
для зарубежных 
командировок 
в коллективном 
договоре или локальном 
нормативном акте 
работодателя 
(п. 20 Положения N 749)

НДФЛ. Не облагаются в пределах 
2500 руб. (абз. 12 п. 3 ст. 217
НК РФ). 
Налог на прибыль. Суточные 
учитываются в расходах (пп. 12 п. 1
ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). 
Страховые взносы, в т.ч. от 
несчастных случаев. Не начисляются 
(ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, 
ч. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ) 

Похожие записи:

• Как работает правило нулевого дохода для единого пособия с 2023 года
• Бийск льготный транспортный проезд ветеранам труда в 2023 году
• Правила выезда детей за границу с одним родителем 2023 закон