Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списанию долга должна предшествовать инвентаризация сомнительных долгов, в рамках которой организация проверяет наличие безнадежных долгов. Такая инвентаризация может проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.
Обязательные условия для списания безнадежной задолженности
Инвентаризация проводится на основании приказа или распоряжения руководителя организации. По ее итогам оформляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88) и справка к данному акту, в которой отражаются суммы выявленных долгов с указанием должников и подтверждающих первичных документов.
Наряду с указанными документами, непременным условием для списания задолженности является наличие у организации первичных документов, подтверждающих факт наличия такой задолженности. То есть, договоров, заключенных с контрагентами — должниками, дополнительных соглашений к этим договорам, актов выполненных работ и оказанных услуг, заемных обязательств, расписок и так далее.
В случае утраты таких документов организация должна их восстановить. Восстановление первичных документов может осуществляться как в рамках инвентаризации, так и в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем организации (письмо Минфина от 13.11. 2020 № 02-07-10/99509).
Проведя инвентаризацию и обнаружив по ее итогам долги с истекшими сроками исковой давности и иную безнадежную задолженность, руководитель организации издает приказ о списании такой дебиторской задолженности.
С чего все начиналось
Википедия дает следующее определение инвентаризации.
Инвентаризация – это проверка имущества организации и состояния ее финансовых обязательств, определяемая на определенную дату путем сличения фактических данных и данных бухгалтерского учета.
Это интересно! Слово «инвентаризация» впервые было упомянуто менее 100 лет назад. Слово в его современном значении появилось в журнале «Вестник АН» в 1931 году. Этимология слова «инвентарь» относится к латинскому языку, где inventar или inventarium означает «опись» либо «совокупность предметов».
С древних времен каждая народность или отдельный человек проводили опись своего имущества с некой периодичностью для того, чтобы точно знать, увеличивается оно или уменьшается. В древнем Египте в III–II веках до нашей эры с периодичностью раз в два года проводилась инвентаризация всего имущества, при которой описывалось абсолютно все. Хотя и считалось, что имущество принадлежит отдельному гражданину, собственником всего, что находилось в государстве, являлся фараон.
Какими документами следует оформлять инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности?
В нашей статье мы уже упоминали рекомендуемую форму «Приказа о проведении инвентаризации» № ИНВ-22 (утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), хотя организация может использовать иную форму приказа на свое усмотрение.
По факту проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности составляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Этим же Постановлением Госкомстата России рекомендована унифицированная форма такого акта № ИНВ-17. В шапке данного документа указывается наименование организации, ее структурного подразделения, основание для проведения инвентаризации (приказ, распоряжение), номер и дата составления акта.
Актом устанавливаются суммы дебиторской задолженности в разрезе наименования дебитора, счета бухгалтерского учета, в котором отражается дебиторская задолженность, суммы задолженности всего (в том числе подтвержденной и не подтвержденной дебитором), а также определяется размер задолженности с истекшим сроком исковой давности. В таком же формате заполняется второй раздел относительно кредиторской задолженности. Акт резюмируется итоговыми суммами, подписывается членами инвентаризационной комиссии и председателем.
Образец формы «Акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности» можно скачать здесь.
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это сумма денежных средств, не оплаченная кредитору за предоставленные услуги или поставленные товары. Должник, который принял товар, услуги или работы по сделке, признал требование кредитора, но не исполнил его по факту, называется дебитором.
В настоящее время все организации функционируют с дебиторской задолженностью, поскольку она является частью имущества юридического лица и возникает по причине:
- Намерения компании-должника воспользоваться дополнительными, на некоторое время бесплатными, оборотными средствами.
- Возможности расширить рынок сбыта товаров, работ и услуг для организации-кредитора.
- Договорных отношений, при которых момент приобретения права собственности на товары (работы или услуги) не совпадает по времени с их оплатой.
Дебиторская задолженность входит в оборотный капитал компании, потому её увеличение грозит финансовыми потерями для компании. Для предотвращения требуется поддерживать оптимальный уровень задолженности посредством мониторинга должников и взыскания денежных средств, не уплаченных по сделке, в добровольном или принудительном порядке.
Причины подтверждения дебиторской задолженности
Подтвержденная дебиторская задолженность может возникнуть по нескольким причинам. Рассмотрим наиболее распространенные из них:
- Неверный расчет суммы задолженности — в некоторых случаях возможны ошибки при расчете суммы задолженности, которые могут привести к неправильному учету долга и, следовательно, к появлению подтвержденной дебиторской задолженности;
- Неспособность клиента уплатить долг — возможно, клиент смог выплатить только часть задолженности или вообще оказался не в состоянии ее уплатить, что привело к подтверждению дебиторской задолженности;
- Приостановление платежей по соглашению — иногда клиенты заключают с дебитором соглашение о приостановлении платежей на определенный срок, что может привести к возникновению подтвержденной дебиторской задолженности;
- Неполный расчет процентов за пользование кредитом — возможно, при расчете процентов за пользование кредитом была допущена ошибка, что привело к появлению подтвержденной дебиторской задолженности;
- Возвраты товаров или услуг — иногда клиент получает товары или услуги, которые оказались ненадлежащего качества или не соответствуют описанию, после чего происходит возврат средств, что может привести к подтверждению дебиторской задолженности.
Что делать, если подтверждена дебиторская задолженность
Если вы узнали о подтвержденной дебиторской задолженности, первым шагом будет связаться с должником и уточнить детали ситуации. Обычно, такие задолженности возникают из-за непредвиденных обстоятельств, таких как задержка оплаты, технические проблемы и т.д. Важно понимать, что задолженность не всегда является результатом злонамеренного действия со стороны должника, но в любом случае нужно попытаться решить ситуацию мирным путем.
Если же не удалось решить проблему добровольно, то следует обратиться в суд. Однако, прежде чем становиться на этот путь, необходимо оценить свои риски и выгоду от судебного разбирательства. Этот процесс может затянуться на длительное время и требовать значительных затрат: как финансовых, так и временных.
Для того, чтобы избежать подтвержденных дебиторских задолженностей в будущем, рекомендуется заключать договора с платежными условиями и отслеживать свои финансовые потоки с помощью программ для управления бизнесом. Важно также соблюдать дисциплину оплаты своих счетов и грамотно планировать свои бизнес-операции.
- Выводы:
- Сначала необходимо уточнить детали с должником;
- В случае невозможности решения проблемы добровольно, можно обратиться в суд;
- Целесообразно заключать договоры с платежными условиями и отслеживать финансовые потоки;
- Важно соблюдать дисциплину оплаты своих счетов и грамотно планировать свои бизнес-операции.
Какие организации работают с подтвержденной дебиторской задолженностью
Подтвержденная дебиторская задолженность является серьезным инструментом для коммерческих организаций, которые продают товары или услуги в кредит. Такие организации, как правило, включают в этот список:
- Банки и кредитные организации, выдающие корпоративные кредиты и займы;
- Компании по продаже товаров в розничном и оптовом секторах, предоставляющие потребителям возможность платить позже;
- Поставщики товаров и услуг для других компаний, которые могут платить по счетам позже;
- Компании, предоставляющие потребительские кредиты, такие как кредиты на покупку автомобиля или ипотеку.
Организации, работающие с дебиторской задолженностью, могут также использовать факторинг или кредитные линии, чтобы получить деньги вперед за счет задолженности, которую имеют свои клиенты. Подтвержденная задолженность упрощает этот процесс, поскольку покупатели уже официально подтвердили свои долги, что делает их более надежными для инвесторов или банков, которые предоставляют финансирование.
| Организация | Сфера деятельности |
|---|---|
| Сбербанк | Банковская сфера, выдача кредитов корпоративным клиентам |
| ООО «Розничный магазин» | Продажа товаров в розничном секторе, предоставление опции кредита |
| ООО «Поставщик» | Поставка товаров и услуг для других компаний с отсрочкой платежа |
| ООО «Кредитный брокер» | Предоставление потребительских кредитов и ипотеки |
Осуществляется в связи с истечением срока давности подачи иска или при нереальности возврата. Последнюю определяет кредитор, исходя из своих соображений. Рассуждая о том, что это такое – дебиторка (простыми словами), важно помнить, что проводить данную процедуру следует должным образом, без нарушений, то есть по результатам инвентаризации, подкрепленным приказом руководства и письменным обоснованием принятого решения.
Даже если обязательства посчитаны невозможными к взысканию и представлены как убыток, их нельзя просто аннулировать в балансной ведомости. Их необходимо отражать еще в течение 5 лет – на тот случай, что у второй стороны появятся средства, чтобы рассчитаться.
Подтвердить нереальность возврата можно с помощью постановления суда, выписки из ЕГРЮЛ, акта пристава.
Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность (Accounts receivable, A/R) является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами. С юридической точки зрения под дебиторской задолженностью понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав (ст. 128 ГК РФ). Имущественные требования организации к контрагентам, которые своевременно не оплатили товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п., являются типичными и самыми распространенными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств: из причинения вреда или неосновательного обогащения. В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает, когда по каким-либо основаниям государственные органы обязаны произвести организации компенсационные выплаты. Таким образом, дебиторская задолженность — это входящие в состав имущества организации ее имущественные требования к другим лицам.
Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2006.
Правовой режим дебиторской задолженности зависит от того, насколько реальным является получение долгов от организаций-дебиторов. При этом надо учитывать три обстоятельства:
- сроки исполнения обязательств дебиторами;
- сроки исковой давности;
- платежеспособность организаций-дебиторов.
Эффективный контроль за дебиторской задолженностью предполагает отдельный бухгалтерский учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они в принципе могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей; следовательно, эта задолженность реальна к взысканию. Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами. В составе просроченной задолженности можно выделить:
- долги, шансы на получение которых, несмотря на пропуск срока их возврата, сохранились;
- долги, взыскание которых нереально по каким-либо фактическим основаниям.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности нужен для решения двух взаимосвязанных задач:
- информирования заинтересованных лиц (акционеров, собственников) о финансовом положении экономического субъекта. Отсутствие достоверной информации о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности может исказить представление о реальном финансовом положении организаций и привести к принятию неверных управленческих решений;
- своевременного выявления и списания просроченной задолженности.
Выявленную сумму дебиторской задолженности необходимо предъявить должнику и попытаться истребовать ее с него. Если же в течение срока исковой давности долг с дебитора взыскать так и не удалось (или должник вообще ликвидирован вследствие банкротства или иных причин), сумма такой дебиторской задолженности должна быть списана с баланса.
Справедливости ради нужно отметить: бухгалтеры обычно следят за состоянием дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию, чтобы вовремя списать ее в расходы. Что же касается кредиторской задолженности с истекшим сроком давности, на нее часто просто не обращают внимания. Если перед одним контрагентом есть и дебиторская, и кредиторская задолженность, бухгалтер нередко просроченную дебиторскую задолженность списывает, а кредиторскую — нет. В итоге налоговая инспекция включает ее в доходы со всеми вытекающими из этого неприятными последствиями. Правда, налоговые органы должны доказать занижение организацией налогооблагаемой прибыли. В противном случае им будет отказано судом в привлечении организации к ответственности по данному факту .
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.09.2004 N А13-1120/04-21.
Если обязательство не может быть исполнено по объективным причинам, организация-должник может внести причитающиеся с нее денежные средства в депозит нотариуса, а в случаях, установленных законом, — в депозит суда. Такие причины названы в ст. 327 ГК РФ:
- отсутствие кредитора или лица, уполномоченного им принять исполнение обязательства в месте, где оно должно быть исполнено;
- недееспособность кредитора и отсутствие у него представителя;
- очевидное отсутствие определенности по поводу того, кто является кредитором по обязательству, в частности в связи со спором по этому поводу между кредитором и другими лицами;
- уклонение кредитора от принятия исполнения или иной просрочки с его стороны.
Внесение денежной суммы в депозит нотариуса или суда считается исполнением обязательства.
Процедура списания начинается с инвентаризации расчетов. Для ее проведения выбираются председатель инвентаризационной комиссии и ее члены. Членами комиссии могут выступать как сотрудники организации, так и сторонние физлица, но в таком случае им нужно оформить доверенность на проведение мероприятий по инвентаризации дебиторской задолженности. Проверяется наличие долгов, их размер и документальное подтверждение или его отсутствие.
При рассмотрении задолженности членам комиссии следует обратить внимание на следующие пункты, которые не позволяют признать долг безнадежным:
дебитор подтвердил свои обязательства, подписав акт сверки;
заключена письменная договоренность о признании наличия задолженности;
получена оплата в счет погашения долга, процентов или неустойки;
получено письмо, в котором указано, что организация/ИП признает свой долг;
получено письмо с просьбой об отсрочке платежа;
подан иск в суд о взыскании задолженности.
Если долг подошел под пункты 1-5, то срок давности (три года) следует отсчитывать заново, но не превышать 10 лет со дня образования долга согласно п. 1 ст. 181 ГК РФ.
В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, а также другие нереальные долги списываются по каждому возникшему обязательству. Для этого, как было указано выше, необходимо провести инвентаризацию, и на основании ее результатов и решения руководителя в письменном виде задолженность может быть списана. В учете в соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие нереальные долги могут быть списаны одним из следующих методов:
- на финансовые результаты деятельности организации (если суммы долгов не резервировались);
- за счет резерва по сомнительным долгам.
Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.
Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.
Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.
Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).
Если числящаяся на счетах дебиторская задолженность не подкреплена первичными документами или подтверждается только актом сверки, то доказать ее реальность в суде вы не сможете. Акт сверки не входит в перечень первичной учетной документации, которая подтверждает совершение хозяйственных операций – это подтверждают постановления ФАС Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/4665-09-2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу № А10-38883/2009 и письмо ФНС «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» от 16.12.2010 № ШС-37-3/16955.
Подобную задолженность все равно требуется списать, но списывать ее нужно за счет прибыли, не учитывая в расходах для целей налогообложения. В редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» это отражается так: в документе «Корректировка долга » в поле «Прочие доходы и расходы выбираем » статью затрат «Прочий расход, не учитываемый в целях налогообложения» .
Списание дебиторской задолженности
Инфо
Дебиторская задолженность нередко становится предметом судебных разбирательств. Длительное неисполнение контрагентами своих обязанностей может привести к взысканию дебиторской задолженности через суд. Среди основных проблем, возникающих при взыскании дебиторской задолженности через суд — документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности.
1.
Договор Оригинал или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов. Но даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».
2. Первичная документация Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям ст.