Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация электронного архива документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.
Общий порядок передачи бумаг на хранение
Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.
Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.
За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.
Включение электронных баз данных
Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.
Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.
Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Для чего хранить документы
Документы важно не только правильно оформлять, но и хранить, чтобы:
- Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
- Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
- Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
- Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Архивирование документов в крупных и средних организациях
Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:
- передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
- если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
- передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
- в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.
Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:
- документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
- если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
- в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.
Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.
Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.
Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:
- индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
- наименование;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
- примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.
«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.
Когда приходится привлекать внешних специалистов
Привлечение сторонних организаций, осуществляющих платное архивирование, целесообразно в нескольких случаях:
- объем документации для архивирования высок, сделать это силами сотрудников компании без ущерба для производственных и управленческих процессов невозможно;
- в организации создается электронный архив, помимо большого объема работы, проблемой может стать потеря времени на разработку сотрудниками нового программного обеспечения;
- документы передаются извне, например, на хранение в государственный архив, и требуется более высокий уровень квалификации специалистов.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Какие документы подлежат архивированию?
В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.
Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.
Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:
- трудовые договоры — 75 лет,
- личные дела сотрудников — 75 лет,
- документы о премировании — 5 лет.
Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный
Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.
Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.
Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.