Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация в связи со сменой мол». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Участвовать в проведении инвентаризации (имеется в виду – пересчитывать МЦ) могут лишь члены комиссии. Обязательно присутствует при этом ответственное лицо, под отчетом которого находятся ценности, но в состав комиссии оно не входит, поскольку проверяется его работа. Кладовщик дает расписку о том, что все приходно-расходные документы им отданы бухгалтеру, а в процессе осуществления проверочных мероприятий дает необходимые пояснения.
Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?
Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:
- получение другой должности;
- увольнение;
- обстоятельства с похожим характером.
Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.
Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.
Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.
Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.
Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:
- локальные нормативные акты компании;
- должностные инструкции;
- дополнения к соглашению;
- оформление приказа по смене лиц.
Следующий набор реквизитов обязателен для документа:
- Описание кандидатуры на указанную должность.
- Само слово «приказываю».
- Цели и основания, по которым организуют процедуру.
- Наименование документа.
- Наименование учреждения.
- В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
- В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
- Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.
О взыскании недостачи
Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.
Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.
Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.
Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.
Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:
- когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
- при прекращении трудовых отношений;
- если сумма больше среднемесячного оклада.
Как происходит передача дел?
После подачи заявления об уходе с должности временно или в силу увольнения, требуется оформить документацию, на основании которой увольняющийся сотрудник, ответственный за имущество, передаёт дела своему правопреемнику. Как правило, в течение двух недель, допущенных для отработки при увольнении, работодатель находит нового претендента на данную должность, из числа соискателей.
Вновь принятый по трудовому договору сотрудник принимает материальные ценности по акту приёмки. Соответственно, увольняющийся – передаёт их.
Если в обозначенный период из числа соискателей или иных работников организации, преемник не был найден, работодатель не вправе задержать увольнение работника.
Трудовая книжка, с внесённой записью об увольнении, должна быть возвращена в последний рабочий день.
Порядок проведения инвентаризации при смене мат. ответственного
Как было указано выше, при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Этот процесс включает:
- Издание приказа о проведении инвентаризации, создании и утверждении состава инвентаризационной комиссии.
- В назначенный в приказе срок комиссия в присутствии материально ответственных лиц проводит пересчет имущества.
- По итогам пересчета оформляют инвентаризационную опись и акт приемки передачи ТМЦ от выбывающего материально-ответственного лица к поступающему на работу.
Инвентаризационные описи и акты оформляют в 3-х экземплярах:
- первый – принимающему ценности работнику;
- второй – сдающему сотруднику;
- третий – в бухгалтерию компании.
Их все подписывают материально-ответственные лица и члены комиссии.
Материально ответственное лицо
Все без исключения работники предприятия несут определённую материальную ответственность перед работодателем за причинение ущерба имуществу организации. Под материально ответственным лицом понимается подчинённый, с которым заключён соответствующий договор. В соответствии с этим документом сотрудник будет отвечать за всё вверенное ему имущество. Законодательство перечисляет список должностей, несущих такой вид ответственности. К ним относятся:
- лица, занимающие руководящие должности на предприятии (директор, главбух);
- заведующие по хозяйственной части;
- кассиры, продавцы;
- и прочие.
Какие нормативные акты регулируют проведение инвентаризации имущества
Трудовое законодательство обязывает руководителя организации проводить инвентаризацию, когда сменяется сотрудник на материально ответственной должности. Проверка регламентируется законодательными актами, представленными в таблице.
| Ст. 77 ТК | Определяет основания прекращения трудовых отношений. |
| Ст. 242 ТК | Регламентирует понятие материальной ответственности. |
| Ст. 243 ТК | Выделяет обстоятельства наступления материальной ответственности. |
| Приказ Министерства финансов 49 | Определяет правила и требования к проведению инвентаризации. |
Ответственность за причиненный организации ущерб возлагается на всех сотрудников, но аудит обязателен только при увольнении лица, ответственного за имущество компании.
Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.
Например:
- происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
- замена на период декретного отпуска;
- вступление в должность взамен уволившегося работника.
Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.
А нужно ли считать материальные ценности
Инвентаризация происходит в любом случае. Это требование предъявляется Приказом Минфина № 119н. Акт о материальных ценностях должен сдаваться главному бухгалтеру предприятия, который его тщательно проверяет и подписывает в случае, если нет никаких претензий.
Материальные ценности увольняющийся работник должен по акту передать лицу, которое временно или постоянно назначается на эту должность. Подписывают такой акт лица, которые участвовали в проведении инвентаризации:
- Главбух.
- Директор организации.
- Начальник склада или отдела.
- Несколько представителей фирмы.
- Сотрудник, который принимает ценности материального характера.
Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия
Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.
Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена – в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.
Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.
В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
КАК ПРОВЕСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ПРИ СМЕНЕ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА
При смене материально ответственного лица по любой причине (например, при увольнении, уходе в отпуск) обязательно проводится инвентаризация имущества (ОС, МПЗ), которое было ему вверено (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).
О том, как оформить прием-передачу кассы при смене кассира, читайте здесь.
Инвентаризация другого имущества при смене материально ответственного лица проводится так.
1. Руководитель подписывает приказ (форма N ИНВ-22), в котором указывает следующие сведения (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации):
— должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут быть включены любые работники организации, кроме самих материально ответственных лиц, передающих и принимающих имущество. Однако эти лица должны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, Письмо Минфина от 15.07.2008 N 07-05-12/16);
— причину проведения инвентаризации — ею является смена материально ответственного лица;
— срок, в течение которого надо провести инвентаризацию;
— обобщенное наименование инвентаризируемого имущества, вверенного материально ответственному лицу.
Инвентаризация и оформление ее результатов
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2018, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе 2019. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер должен составить сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них будет храниться в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Комиссия также выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе можно зафиксировать иные инициативы, например усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов могут содержаться следующие документы:
- ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
- инвентаризационная опись;
- объяснительная записка.
Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция
Подписание акта приёма-передачи становится главным основанием только при внутреннем перемещении. При увольнении и приёме нового сотрудника, акт приёмки вступает в силу исключительно при условии оформления с вновь принятым в должность лицом, трудового договора и договора о материальной ответственности.
- Назначить материально ответственное лицо из числа штатных сотрудников организации.
- Оформить назначение приказом.
- Передать уполномоченному сотруднику путём проведения инвентаризации все имеющиеся ценности.
- Уволить материально ответственного.
- Принять нового сотрудника, заключив с ним трудовой договор и договор о материальной ответственности.
- Составить новый приказ, на основании которого промежуточный уполномоченный на хранение имущества работник, передаёт вновь принятому лицу материальные ценности.
- Оформление процедуры приёмки актом.
Данные инвентаризация и бухучета
Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.
Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.
Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ).
Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26 ). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах.
Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.
Такая стоимость может быть определена:
- оценщиком;
- организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.
Если выявлена недостача, то она:
- либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
- либо взыскивается за счет виновных лиц;
- либо списывается на финансовый результат.
Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.
Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.
Какие нормативные акты регулируют проведение инвентаризации имущества
Трудовое законодательство обязывает руководителя организации проводить инвентаризацию, когда сменяется сотрудник на материально ответственной должности. Проверка регламентируется законодательными актами, представленными в таблице.
| Ст. 77 ТК | Определяет основания прекращения трудовых отношений. |
| Ст. 242 ТК | Регламентирует понятие материальной ответственности. |
| Ст. 243 ТК | Выделяет обстоятельства наступления материальной ответственности. |
| Приказ Министерства финансов 49 | Определяет правила и требования к проведению инвентаризации. |
Ответственность за причиненный организации ущерб возлагается на всех сотрудников, но аудит обязателен только при увольнении лица, ответственного за имущество компании.