Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Из чего складывается дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списанию долга должна предшествовать инвентаризация сомнительных долгов, в рамках которой организация проверяет наличие безнадежных долгов. Такая инвентаризация может проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.
Обязательные условия для списания безнадежной задолженности
Инвентаризация проводится на основании приказа или распоряжения руководителя организации. По ее итогам оформляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88) и справка к данному акту, в которой отражаются суммы выявленных долгов с указанием должников и подтверждающих первичных документов.
Наряду с указанными документами, непременным условием для списания задолженности является наличие у организации первичных документов, подтверждающих факт наличия такой задолженности. То есть, договоров, заключенных с контрагентами — должниками, дополнительных соглашений к этим договорам, актов выполненных работ и оказанных услуг, заемных обязательств, расписок и так далее.
В случае утраты таких документов организация должна их восстановить. Восстановление первичных документов может осуществляться как в рамках инвентаризации, так и в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем организации (письмо Минфина от 13.11. 2020 № 02-07-10/99509).
Проведя инвентаризацию и обнаружив по ее итогам долги с истекшими сроками исковой давности и иную безнадежную задолженность, руководитель организации издает приказ о списании такой дебиторской задолженности.
Компания теряет доход и оборотные средства именно при безнадежных обязательствах. Если их накапливается слишком много, фирма уже не в состоянии выплачивать зарплату, отчислять налоги, закупать сырье и производить товары, что грозит банкротством.
Потому менеджеры обязаны добиваться исполнения контрактов и предотвращать ситуации невыплат. Для этого они могут применять следующие методы:
- Инвентаризировать – проверять сделки на предмет рисков; делать это можно по своей инициативе и любое время, а при кражах, недоимках, принятии решения о ликвидации, составлении годовой отчетности проводить данную процедуру уже необходимо. Результаты оформляются как специальный акт и подтверждаются справкой.
- Сопоставлять трудозатраты – возможно, сумма дебиторской задолженности меньше, придется потратить на судебные издержки и адвокатов. Чтобы сэкономить время, полезно устанавливать минимумы и рассматривать только те сделки, в которых фигурируют цифры выше определенной отметки.
- Определять делайны и регулярно напоминать контрагентам о том, к каким датам они обязаны рассчитаться по договорам. Естественно, отделу учета понадобится сверить всю информацию, в том числе и об отгрузках, а после – рассылать соответствующие уведомления ответственным лицам партнеров и/или клиентов.
- Проверять вторую сторону на предмет платежеспособности – если она уже проходит через процедуру банкротства, необходимо в спешном порядке предпринимать все действия, позволяющие оказаться в реестре кредиторов. Допустимо обращаться в картотеку арбитражных дел, а также узнавать, открыто ли дело о ликвидации, и если да, то на каком оно этапе, используя для этого Единый федеральный реестр и «Прозрачный бизнес» от ФНС.
Проводится как минимум единожды в год – чтобы бухгалтерия понимала, что дебиторская задолженность представляет собой на данный момент: какой суммы она достигает, сколько партнеров ее формируют и тому подобное.
В ее рамках специалисты также обнаруживают сомнительные сделки. Результаты, содержащие сведения о взаимодействии с поставщиками, покупателями, контрагентами, заносятся в специальный акт. На основании данного документа составляется справка, в которой указывается причина неисполнения обязательств, а также количество денег к выплате и адрес второй стороны. В качестве приложений выступают всевозможные свидетельства: о попытках взыскания, о наличии просрочек и так далее.
Когда случай признается безнадежным, кредитор вправе оформить списание.
Под дебиторской понимается задолженность, от невозврата которой можно защититься оформлением специального полиса. После этого, если вторая сторона обанкротится, нарушит график платежей или проигнорирует свою часть сделки, можно претендовать на компенсацию.
Для активации договора, предотвращающего риски, необходимо подать страховщику список кредитуемых клиентов и реестр старения. Оформление проходит по одной из двух схем:
- генеральное – общее соглашение, которое регламентирует все случаи;
- по полису – отдельный документ на каждую сделку, с номером накладной, датой отгрузки, лимитом, конкретной суммой.
С таким подходом все заботы по проверке благонадежности партнеров перекладываются на компанию-регулятора, которая становится своеобразной службой безопасности. Но важно помнить, что она фактически не заинтересована выплачивать какие-либо деньги, поэтому контракт с ней нужно составлять очень внимательно.
Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере
Основные показатели, которые определяет анализ:
- динамика;
- состав задолженности;
- сроки.
В случае с дебиторской задолженностью следует обратить особое внимание на факторы, выявляющие:
- недостатчи;
- неоправданные затраты;
- несвоевременного погашения счётов заказчиками.
Как скорректировать дебиторку?
Сумма, полученная в результате сложения дебетовых сальдо указанных выше счетов, должна быть скорректирована, прежде чем она будет отражена по строке 1230 бухгалтерского баланса. Как это сделать?
Во-первых, из нее необходимо вычесть кредитовое сальдо счета 63 «Резервы по сомнительным долгам», ведь баланс составляется в нетто-оценке (п. 35 ПБУ 4/99).
Во-вторых, полученную сумму необходимо уменьшить на дебетовое сальдо субсчета 73-1 в части процентных займов. Ведь такие займы должны быть отражены в составе финансовых вложений по одноименным строкам 1170 (если долгосрочные) или 1240 (если краткосрочные). Однако начисленные на отчетную дату проценты по таким займам по строке 1230 учесть нужно.
В-третьих, дебетовое сальдо счета 60 в части авансов и предоплаты за работы и услуги, связанные со строительством объектов основных средств, целесообразно из строки 1230 исключить, а показать по строке 1190 «Прочие внеоборотные активы» раздела I бухгалтерского баланса.
В-четвертых, из 1230 строки баланса необходимо убрать НДС, который был предъявлен поставщиками при перечислении им авансов и который был отражен покупателем по кредиту счетов 60 или 76 (Письмо Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Так, например, при перечислении поставщику аванса была сделана проводка:
Дебет счета 60 – Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 118 000 рублей
НДС с перечисленного аванса будет отражен, к примеру, так:
Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» — Кредит счета 60 — 18 000 рублей
По строке 1230 перечисленный аванс будет показан в сумме 100 000 рублей (118 000 рублей – 18 000 рублей).
В-пятых, по строке 1230 не показывается НДС, начисленный к уплате с полученных от покупателей авансов и отраженный по дебету счетов 62 или 76.
Так, например, при получении от покупателя аванса была сделана такая запись:
Дебет счета 51 – Кредит счета 62 – 118 000 рублей
НДС, начисленный с аванса, был отражен так:
Дебет счета 62 – Кредит счета 68 – 18 000 рублей
Несмотря на то, что НДС с аванса был показан по дебету счета 62, по строке 1230 он отражен не будет.
Формы финансовых отчетов и инструкция по их заполнению утверждены приказом Минфина от 02.07.2010 г. № 66н. В отношении дебиторской задолженности в официальных рекомендациях приведены разъяснения по внесению данных в строку 1230 бухгалтерского баланса: расшифровку данных приводят с привязкой к кодовым обозначениям ячеек.
Для учета дебиторской задолженности по каждой операции проводят соответствующие бухгалтерские проводки (см. также, как эффективно управлять дебиторкой).
Сумма задолженности, возникшей в результате реализации товаров и услуг, отражают проводкой:
Дебет 62 Кредит 90.01 (Выручка)
Рассмотрим пример:
Компания «А» осуществила продажу оборудования на сумму 212 400 руб., в том числе НДС 32 400 руб. Себестоимость изготовления составила 126 000 руб.
Отгрузка покупателю отражается следующими записями:
- Дебет 62.1 Кредит 90.1 – отражены дебиторка покупателя и выручка от продаж – 212 400 руб.;
- Дебет 90.2 Кредит 41 – списана себестоимость реализованного товара – 154 000 руб.;
- Дебет 90.3 Кредит 68.2 – начислен НДС к уплате в бюджет – 32 400 руб.;
- Дебет 90.9 Кредит 99.1 «Прибыли и убытки» – отражен финансовый результат от продажи товара – 54 000 руб. (212 400 – 32 400 – 126 000).
Таким образом, дебиторская задолженность отражается в балансе по строке 1230 в сумме 212 400. Начисленная сумма НДС к уплате 32 400 руб., прибыль по отгрузке 54 000 руб., с которой уплачивается налог на прибыль. При этом поступления денежных средств от покупателя может еще не быть.
Структура бухгалтерского баланса
С точки зрения структуры документ включает две основные части, представляющие активы и пассивы организации.
Активы — стоимость имущественных и неимущественных активов и сумма дебиторской задолженности, то есть средств, которые должны прийти к компании от контрагентов или клиентов. Это первые два раздела бухгалтерского документа:
- Внеоборотные активы. Это нематериальные активы, основные средства компании, вложения в материальные ценности.
- Оборотные активы. В их числе сырье и материалы для производства, дебиторская задолженность, денежные средства и выручка на расчетных и валютных счетах, НДС по приобретенным ценностям.
- Капитал и резервы компании, включая нераспределенную прибыль.
- Долгосрочные обязательства сроком более 1 года.
- Краткосрочные обязательства со сроком возврата менее 12 месяцев, в том числе кредиторская задолженность от поставщиков, подрядчиков, будущие доходы.
Пассивы — это размеры собственного капитала компании и кредиторская задолженность перед контрагентами, поставщиками, по займам и кредитам (в виде краткосрочных и долгосрочных обязательств). Следующие три раздела формы:
Последние изменения в правилах составления бухгалтерского баланса
| Статьи баланса | Код строки | Счета бухгалтерского учета (расшифровка) |
|---|---|---|
| Раздел I. Внеоборотные активы | ||
| Нематериальные активы | 1110 | Вносится разница остатков двух счетов:
При расчете не учитывают расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы. Также вносится остаток со счета 08 относительно трат, которые принимаются в виде нематериальных активов (при отражении вложений в них в строке 1110). |
| Результаты исследовательских работ и разработок | 1120 | Включает разницу остатков по счетам:
Учитывают часть расходов на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, на которые зарегистрированы исключительные права и которые подлежат охране авторского права. |
| Нематериальные поисковые активы | 1130 | Вносится остаток со счета 08 по расходам по освоению полезных ископаемых. Данные расходы далее можно квалифицировать в качестве нематериальных активов. |
| Материальные поисковые активы | 1140 | Вписывают остаток счета 08 по расходам на освоение полезных ископаемых. Данные расходы далее можно квалифицировать в качестве основных средств. |
| Основные средства | 1150 | Вносится разница счетов:
|
| Доходные вложения в материальные ценности | 1160 | Включает разницу остатков счетов:
|
| Финансовые вложения | 1170 | Включает сальдо по следующим счетам:
|
| Отложенные налоговые активы | 1180 | Сальдо по одноименному счету 99 |
| Иные внеоборотные активы | 1190 | Включает сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу I | 1110 | Сумма строк 1110, 1120, 1130, 1140, 1150, 1160, 1170, 1180 и 1190. |
| Раздел II. Оборотные активы | ||
| Запасы | 1210 | Включает сальдо по следующим счетам:
|
| НДС по приобретенным ценностям | 1220 | Сальдо по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
| Дебиторская задолженность | 1230 | Формируется из остатков по следующим счетам:
|
| Финансовые вложения, исключая денежные | 1240 | Складывается из сальдо по следующим счетам:
|
| Денежные средства и эквиваленты | 1250 | Включает сальдо по счетам:
|
| Иные оборотные активы | 1260 | Формируется из сальдо по дебету счетов:
|
| Итого по разделу II | 1200 | Суммируются строки 1210, 1220, 1230, 1240, 1250 и 1260 |
| БАЛАНС | 1600 | Сумма строк 1100 и 1200 |
| Раздел III. Капитал и резервы | ||
| Уставный капитал | 1310 | Сальдо по счету 80 «Уставный капитал» |
| Акции компании, выкупленные у владельцев акций | 1320 | Сальдо по дебету счета 81 «Собственные акции (или доли)». |
| Переоценка внеоборотных активов | 1340 | Сальдо по следующим счетам:
|
| Добавочный капитал (без проведения переоценки) | 1350 | Сальдо по счету 83 «Добавочный капитал» без переоценки. |
| Резервный капитал | Резервный капитал | Сальдо по счету 82 «Резервный капитал» |
| Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки) | 1370 | Сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу | 1300 | Сумма строк 1310, 1320, 1340. 1350, 1360 и 1370. |
| III | ||
| Раздел IV. Долгосрочные обязательства | ||
| Заёмные средства | 1410 | Сальдо по счету 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» с учетом суммы основного долга и процентов. Не подлежат учету проценты, которые на дату составления отчета выплачиваются менее 1 года. В случае необходимости проценты отражают отдельно в расшифровке строк 1410 или 1510. |
| Отложенные налоговые обязательства | 1420 | Сальдо по счету 77 «Отложенные обязательства по налогам» |
| Оценочные обязательства | 1430 | Сальдо по счету 96 «Резервы по предстоящим расходам» по резервным средствам, заложенным под события, которые произойдут далее, чем 12 месяцев. |
| Иные обязательства | 1450 | Формируется из остатков по кредиту счетов:
|
| Итого по разделу IV | 1400 | Сумма следующих строк: 1410, 1420, 1430 и 1450 |
| Раздел V. Краткосрочные обязательства | ||
| Заемные средства | 1510 | Сальдо по счету 66 «Расчеты по кредитам и займам краткосрочного характера» с учетом основной суммы долга и процентов. В случае необходимости проценты можно отразить отдельно в расшифровке строки 1510. |
| Кредиторская задолженность | 1520 | Включает остатки по кредиту следующих счетов:
|
| Доходы грядущих периодов | 1530 | Включает:
|
| Оценочные обязательства | 1540 | Сальдо по счету 96 «Резервы грядущих расходов» относительно тех из них, что запланированы под события в течение 1 года. |
| Прочие краткосрочные обязательства | 1550 | Сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу V | 1500 | Сумма следующих строк: 1510, 1520, 1530, 1540 и 1550 |
| БАЛАНС | 1700 | Сумма строк: 1300, 1400 и 1500 |
Оборачиваемость дебиторской задолженности
Чтобы управлять финансами, что такое оборачиваемость дебиторской задолженности. Этот показатель рассчитывается по формуле:
Оборачиваемость ДЗ = Выручка / Среднее значение ДЗ за период
Отсрочка в днях = 360 / Оборачиваемость ДЗ
Можно считать эти показатели за год или на начало и конец периода. Некоторые фирмы считают сумму ДЗ на каждый день, а затем делят на количество дней в периоде. Так данные получаются максимально точный коэффициент оборачиваемости долгов от поставщиков.
Если вы хотите перевести коэффициент оборачиваемости в дни, то используйте период, за который брали выручку, и разделите на этот коэффициент. Например, за год у вас 365 дней, за месяц – 30 дней. Это покажет отсрочку в днях, т. е. сколько дней каждый контрагент не платит либо какова средняя отсрочка в целом по фирме.
Иногда отсрочка входит в договорные обязательства, когда вы предоставляете ее на 30, 40 дней – по согласованию сторон. И также есть фактическая отсрочка – как реально платит клиент по отгруженным товарам.
Важно не просто считать оборачиваемость и отсрочку по своим покупателям, но и сравнивать их с оборачиваемостью и отсрочкой, которые предоставляют вам поставщики. Оптимально, когда они равны, или когда вы кредитуете ваших покупателей за счет ваших поставщиков.
Образование задолженности
Появление дебиторской задолженности обуславливается невозможностью выполнения обоими сторонами обязательств по одному и тому же договору. К примеру, вначале одна организация отгружает товар, а затем другая платит за него, но через определенный промежуток времени (сутки, двое, неделя). В этот временной разрыв появляются долговые обязательства. У одного из контрагентов — это дебиторская задолженность, у другого – кредиторская. Подобного рода долги могут существовать сутки, а могут зависнуть на годы.
Разумеется, что в случае продавца идеальными были бы те продажи, которые осуществляются по полной предоплате. Но по факту на практике этого не бывает. Именно поэтому клиенты получают отсрочку платежа.
Обоим сторонам это выгодно: к примеру, покупатель до момента оплаты может приобретенный товар перепродать дороже, а продавец тем временем продолжает наращивать рынок сбыта и не теряет клиента только лишь потому, что тот не может внести предоплату. Отсюда закономерность: чем больший у предприятия спектр клиентов, тем быстрее растет его дебиторская задолженность в балансе
Из чего складывается строка 1230? Из Совокупности вот таких вот долговых обязательств со стороны покупателей, поставщиков (которые не отгрузили товар, но уже получили предоплату), государства (переплата по налогам), работников (в случаях, когда фирма дала им заем), учредителей (если ими не была внесена доля в уставный капитал компании).
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности на примере
Давайте применим теорию на практике. Воспользуемся финансовой отчетностью ПАО «Синарский трубный завод» (ПАО «СинТЗ») за 2019 год. Пройдемся по всем четырем этапам. В таблице 3 смотрите расчеты для первого.
Таблица 3. Анализ структуры ДЗ и КЗ
|
Показатель, % |
31.12.2017 |
31.12.2018 |
31.12.2019 |
Темп роста, % |
|
|
2017-2018 |
2018-2019 |
||||
|
Для дебиторской задолженности доля: |
|||||
|
– в активе |
43,25 |
38,90 |
10,71 |
89,96 |
27,54 |
|
– долгосрочной |
0,00 |
0,04 |
2,61 |
× |
6 162,51 |
|
– просроченной |
0,01 |
0,01 |
0,24 |
147,79 |
2 222,18 |
|
– обеспеченной |
× |
× |
× |
× |
× |
|
– безнадежной |
0,17 |
0,00 |
0,05 |
0,00 |
× |
|
Для кредиторской задолженности доля: |
|||||
|
– в пассиве |
35,45 |
46,72 |
43,66 |
131,77 |
93,45 |
|
– долгосрочной |
0,48 |
0,19 |
0,00 |
38,85 |
0,00 |
|
– просроченной |
1,64 |
2,07 |
4,82 |
126,71 |
232,51 |
|
– обеспеченной |
× |
× |
× |
× |
× |
Дебитор и кредитор: кто кому должен
В основе кредиторской и дебиторской задолженности лежит простой принцип: «мне должны дебиторы, я должен кредиторам». Кто такие дебиторы и кредиторы? Все физические и юридические лица, с которыми вы ведете бизнес, называются емким словом «контрагенты». Это как компании-подрядчики, поставщики и заказчики, так и сотрудники или владельцы долей в уставном капитале вашей фирмы. Среди ваших контрагентов есть дебиторы и кредиторы.
Дебиторы — контрагенты-должники вашей компании. Те, кому вы выдали аванс, отгрузили товары по предоплате, выдали заем.
Дебиторы должны вашему бизнесу деньги, у них возникла задолженность перед компанией. Для вас она называется дебиторской, для них — кредиторской.
Кредиторы — контрагенты, которым должна ваша компания. Кредитором может быть банк, компания, выдавшая вам заем, поставщик, который отгрузил товар, но еще не получил за это оплату.
Итак, для развития бизнеса вы взяли кредит в банке. Ваша задолженность перед банком называется кредиторской. В бухгалтерском балансе вашей фирмы есть две части: актив и пассив. Дебиторская задолженность записывается в актив: денежные средства вам еще не вернули, но это доход вашей фирмы. Кредиторская — в пассив: вам еще предстоит вернуть долг целиком, но это расход/убыток в любом случае.
По правилам российского бухгалтерского учета в 99,9% случаев сумма задолженности указывается целиком в том периоде, в котором появилась. Т.е. кредит на 1 млн рублей, отдавать который вы будете по 100 тысяч в месяц, бухгалтер запишет в кредиторскую задолженность один раз 1 миллионом — например, в октябре.
Взяли кредит в ноябре — в ноябре. Затем каждый месяц он будет списывать из кредиторской задолженности по 100 тысяч, уменьшая долг. С дебиторской принцип тот же самый: пишем сумму один раз целиком, затем списываем частично или всю сразу.
Задолженность/денежная сумма в реальности одна, но для одной стороны в сделке она является активом, для другой — пассивом или расходом. И отражается в балансе у каждой из компаний-участниц сделки: в активе одного баланса и пассиве другого.
Дебиторская задолженность как элемент бухгалтерского баланса
Расчеты с кредиторами и дебиторами отражены в балансе в суммах, которые вытекают из бухгалтерских записей и признаются правильными. Суммы, которые отражаются в бухгалтерской отчетности по расчетам с банками, должны согласовываться с соответствующими организациями и быть тождественными с информацией этих организаций. Не допускается оставление в строках баланса неурегулированных сумм по расчетам с дебиторами.
Те суммы дебиторской задолженности, срок исковой давности по которым уже истек, а также те долги, которые уже невозможно взыскать, списываются на основании проведенной инвентаризации по каждому обязательству. Списание производится с обязательным сопровождением письменного обоснования в виде приказа или распоряжения руководителя предприятия.
Такие долги относятся на счет средств по резервам сомнительных долгов, или же на финансовые результаты коммерческого предприятия (в том случае, если в предшествующий отчетному периоду момент эти суммы не резервировались в установленном порядке).
Краткая инструкция по анализу дебиторской задолженности
Важное значение имеет анализ задолженности в компании. При его проведении оценивается множество показателей, однако даже по динамике изменения показателей долга уже можно сделать некоторые выводы.
| Показатель | 2017 год | 2018 год | Рост, % | Отклонение, тыс. руб. | ||
| Сумма | Процент | Сумма | Процент | |||
| Всего | 233810 | 100 | 324306 | 100 | 138,7 | 90496 |
| Поставщики | 227 | 0,1 | 601 | 0,2 | 264,8 | 374 |
| Покупатели | 233353 | 99,7 | 316614 | 97,5 | 2721,1 | 83261 |
| Налоги | 228 | 0,1 | 6204 | 1,9 | 44350 | 5976 |
| Прочие контрагенты | 2 | 887 | 0,3 | 885 |
В соответствии с данными, представленными в таблице, можно сделать вывод, что наибольший вес задолженности приходится на долги покупателей. Кроме того, по сравнению с 2021 годом, в 2018 произошел общий рост дебиторки по всем контрагентам.
Что касается покупателей, каждого из них нужно рассмотреть более внимательно, в разрезе договоров. Необходимо определить динамику задолженности и ее изменение в соответствии с уровнем выручки. Только проведя полный анализ можно сказать в каком состоянии находится дебиторка и какие риски существуют для компании.