Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: рассчитываем фонд заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.
Что такое фонд заработной платы, и для чего он нужен
Разберемся, что такое ФЗП — это совокупность затрат, направленных на оплату труда служащим, за определенный промежуток времени. Показатель учитывает не только денежные, но и натуральные поощрения. Компенсацию за питание в местной столовой, квартплату за сотрудника, возмещение расходов на топливо тоже включают в суммарную величину зарплаты.
Конкретного определения ФЗП нет. Общепринятая расшифровка ФЗП — фонд заработной платы. По правилам в зарплатный расчет включают все выплаты, напрямую связанные с вознаграждением работников за труд: начисления по окладам и тарифным ставкам, премии по результатам работы, компенсационные и стимулирующие надбавки и пр.
В локальных нормативах организации определено, кто устанавливает фонд заработной платы: расчетами занимается бухгалтер, а утверждает его руководитель. Для исчисления показателя понадобятся штатное расписание и регистры учета за год: расчетные ведомости, табели рабочего времени.
Оптимизация расходов на персонал
Все предприниматели стремятся оптимизировать свои затраты, особенно в сложной экономической ситуации. Естественно, внимание руководителей обращается и на выплаты в пользу работников. Но просто снижать заработную плату и стимулирующие выплаты весьма опасно. Нельзя отрицать важность нематериальных стимулов, но все-таки основным мотивирующим фактором для работников является именно уровень оплаты труда.
Адекватный уровень вознаграждения дает возможность привлечь квалифицированных сотрудников и рассчитывать на их высокую эффективность. Напротив, снижение выплат демотивирует работников и может провоцировать их на противоправные действия. Иными словами, работодатель имеет право ожидать от сотрудников качественного выполнения трудовых обязанностей ровно в той степени, в какой уровень зарплаты соответствует рыночным показателям.
Поэтому вместо снижения расходов на персонал лучше пересмотреть систему мотивации:
- премиальные и другие дополнительные выплаты должны побуждать работников совершать действия, максимально полезные для организации;
- для наиболее квалифицированных и ценных сотрудников необходимо разработать специальные меры материального стимулирования.
Что включено и что не включено в ФОТ
В структуру ФОТ входят следующие виды начислений:
- зарплата штатных и нештатных сотрудников, включая 13-ую заработную плату, выплачиваемую по тогам года;
- оплата листков о нетрудоспособности – больничные листы;
- расчет отпускных;
- командировочные, суточные;
- доплаты, надбавки (за классность, за стаж, за профессиональную подготовку, за выслугу лет, за совмещение);
- компенсации за опасные условия труда, за вредное производство;
- социальные выплаты;
- премии, стимулирующие доплаты за качественно — выполненную работу;
- компенсирующие расходы работника, доплаты (проездные до места проведения работы, возмещение денежных расходов на питание, за взятие в аренду жилого помещения, за специальную форму, одежду);
- компенсационные переводы работникам за обучение, медосмотры;
- оплата сверхурочной работы;
- оплата в нерабочие, выходные дни;
- оплата простоя в работе;
- денежная компенсация за товары, выданные в счет заработной платы.
Элементы начислений, которые не относятся к ФОТ:
- премии единоразового характера;
- дивиденды сотрудника;
- финансовая помощь, которую выплатили одноразово;
- премии, не относящиеся к производству, за счет специальных фондов компании;
- договорные ссуды;
- путевки;
- билеты на проезд и т.д.
Анализ формирования фонда оплаты труда
Фонд оплаты труда в федеральных государственных учреждениях формируется на календарный год исходя из объема лимитов бюджетных обязательств федерального бюджета, предусмотренных на оплату труда работников казенных учреждений, размеров субсидий, предоставленных федеральным бюджетным и автономным учреждениям на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием ими в соответствии с государственным заданием государственных услуг (выполнением работ), объемов средств, централизованных главным распорядителем средств федерального бюджета и используемых учреждениями с учетом исполнения ими целевых показателей эффективности работы, объемов средств государственных внебюджетных фондов, направленных на возмещение затрат учреждений на оказание медицинских услуг, и средств, поступающих от приносящей доход деятельности.
Средства на оплату труда, формируемые за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, могут направляться федеральным казенным учреждением на выплаты стимулирующего характера. При этом объем средств на указанные выплаты должен составлять не менее 30 процентов средств на оплату труда, формируемых за счет ассигнований федерального бюджета.
Кто и как проводит расчёт?
Обязанности по планированию и контролю Фонда оплаты труда могут поручаться разным лицам в зависимости от размеров и организационной структуры предприятия.
В маленьких фирмах этим может заведовать непосредственно руководитель или главный бухгалтер.
При расширении производства планирование ФОТ может перейти к планово-экономическому отделу с участием специалиста по кадрам, контроль и исполнение же останутся за бухгалтерией. Как рассчитать фонд оплаты труда правильно? Методы расчета фонда оплаты труда могут быть разными.
Анализ ФОТ должен начинаться с определения его фактических размеров. Это можно сделать, подсчитав фонд за прошедший период. Для этого нужно суммировать все его составляющие, отражённые в бухгалтерской отчётности.
Трудовой Кодекс России относит к Фонду оплаты труда четыре составляющих: оплату за отработанное время, оплата за неотработанное время, единовременные поощрительные выплаты и выплаты на питание, жильё, топливо.
В состав оплаты за отработанное время входят заработная плата по повременным и сдельным ставкам, стоимость продукции, выданной в качестве натуральной оплаты, доплаты и набавки, связанные с переработкой, вредными условиями работы. Сюда относятся также премии и другие мотивационные выплаты, имеющие регулярный характер.
Оплата за неотработанное время в основном состоит из оплаты ежегодных и дополнительных отпусков, учебных отпусков, льготных часов подросткам, оплаты обучения работников, оплаты труда работников, привлекаемых к государственным или общественным обязанностям. Сюда же входят оплаты вынужденных простоев и прогулов.
Как единовременные поощрительные выплаты учитываются все выплаты нерегулярного характера, такие как компенсация неиспользованного отпуска, дополнительные отпускные, материальная помощь, годовая премия и другие.
Выплаты на питание, жильё, топливо представляют из себя затраты, которые предприятие несёт на обустройство быта работников: предоставление им жилья или компенсацию арендной платы, снижение цен в столовой, оплата бензина.
Все выплаты, включённые в Фонд оплаты труда, проходят в бухгалтерском учёте по счёту 70, сальдо которого отражается в журнале-ордере №10. Фонд оплаты труда за прошедший период представляет из себя дебетовый оборот по счёту 70 за этот же период.
Для анализа ФОТ информацию можно также брать из форм статистической отчётности № П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”, № 1-Т “Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности”.
Для упрощения аналитической работы на предприятии операции по счёту 70 могут обобщаться в сводной ведомости.
Для чего нужен анализ ФОТ
Роль правильного расчета и систематического анализа ФОТа сложно переоценить, поскольку этот показатель позволяет выявить недостатки и скорректировать работу предприятия, с анализом затрат в пределах отдельных структурных подразделений и всего предприятия в целом. Оценка фонда помогает своевременно корректировать систему оплаты труда, меняя ставки, расценки, окладные части.
Отчисления во внебюджетные фонды ФСС, ПФР также рассчитываются на основании сведении о величине фонда. Фактическое значение ФОТ представлено не только способом стимулировать работников, но и рационально распределять деньги предприятия.
На величину показателя влияет не только внутренний регламент и сложившаяся система оплаты труда, но и ряд законодательных актов, поэтому информация о ФОТе и его расчет доступны для любого работника предприятия.
ФОТ – величина непостоянная и подлежащая корректировке, исходя из поставленных перед организацией целей. Задача лиц, уполномоченных управлять расходами предприятия с целью повышения коммерческих результатов, следить за динамикой, выявлять отклонения от плановых цифр, принимать решения с учетом выявленных расхождений.
Показатель, анализируемый за определенный период времени, позволяет сопоставить динамику роста ФОТ с увеличением производительности, прибыли компании. Информация дает возможность создавать резервы для различных изменений в отношении оплаты труда и иных сферах, связанных с деятельностью предприятия.
Чтобы было удобнее проводить анализ, иногда фонд делят на постоянные расходы (заработную плату, доплату, отпуск) и переменную часть (оплата труда сдельщиков).
Обычное сравнение показателей прошлого и текущего значения часто бывает недостаточно, как и оценивать соответствие запланированным цифрам. В работе любого предприятия есть особенности, которые влияют на достигаемые результаты. Структурные нюансы также следует учитывать при сопоставлении (смена ассортимента, веса отдельных групп продукции в общих показателях производства, изменение трудоемкости и др.)
Сравнивая изменение ФОТ за рассматриваемый период времени и корректируя условия оплаты труда, важно помнить правило – рост расходов на оплату труда должен всегда превышать увеличенный показатель производительности.
Основное назначение сметы ФОТ – планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.
Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.
Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.
Смета ФОТ – элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название.
Классическая схема предусматривает суммирование всех выплат сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей с поправкой на коэффициент среднесписочной численности. Перед тем как рассчитать фонд заработной платы, следует вычислить этот показатель:
ССЧгод = ССЧ1 + ССЧ2 + … + ССЧ12.
Таким образом, складываются показатели за каждый месяц. Месячное значение рассчитывается, исходя из количества занятых работников. К примеру, на 1 апреля в организации числятся 20 сотрудников, оформленных на полную ставку. 15 апреля один из них уволился, а 20 апреля были приняты 2 сотрудника. То есть первые 15 дней числились 20 чел., 4 дня — 19 чел., а оставшиеся 11 дней — 21 чел. Рассчитаем ССЧ:
ССЧ4 = (20 × 15 + 19 × 4 + 11 × 21) / 30 = 20 чел.
Формула расчета ФЗП выглядит так:
ФЗПгод = ЗПср × ССЧгод × 12,
где:
- ЗПср — средняя сумма выплат сотрудникам за работу.
Существует еще формула фонда часовой заработной платы, в которой учитывается количество отработанных человеко-часов, определяемое по табелю учета рабочего времени:
ФЗПчас = ЗПтар × Кч/час,
где:
- ЗПтар — заработная плата, начисленная по часовой тарифной ставке. Сюда включаются доплаты за работу в ночное время и компенсации, связанные с условиями труда;
- Кч/час — количество отработанных человеко-часов.
Фонд оплаты труда состоит из: 1. Фонда зарплаты. Денежное вознаграждение выплачивается каждому сотруднику за выполненный объем работы. При условии, что оно не будет меньше, чем того требует закон № 82- ФЗ. Для определения этой части ФОТ существует расчет фонда заработной платы. Он делается на каждом предприятии. 2. Натуральной оплаты труда. В России законодатель предусмотрел возможность платить за труд продукцией, которую изготавливает фирма. Это значит, что часть заработной платы работнику будет отдано «товаркой», о чем обязательно будет внесена информации в бухгалтерские документы предприятия.
Пример: Предприятие продает товар собственного производства по цене 300 рублей. Сотрудник потребовал выдать ему часть зарплаты товаром в количестве 10 штук. Оклад составляет 30000 руб. Следовательно, часть зарплаты — 3000 рублей (300 рублей x 10 штук) сотрудник получит «товаркой». Остальное — 27000 рублей — деньгами.
В зависимости от того, какой временной промежуток необходимо проанализировать, выделяют следующие виды ФОТ:
- Часовой – это начисления по тарифу и сдельным расценкам, а также доплаты, связанные с отработанными часами внутри рабочей смены (например, за работу в ночные часы). Показатель используется на предприятиях с повременной формой оплаты труда, например, при расчете стоимости изделий.
- Дневной – рассчитывается с учетом часового ФОТ, но в него входят и начисления за неотработанные часы в пределах рабочей смены (например, оплата льготных часов работников младше 18 лет или выполнение гос. обязанностей). Дневной ФОТ используется для более детального анализа затрат предприятия.
- Месячный – состоит из предыдущего ФОТ и начислений за неотработанные дни (отпуск, выполнение гос. обязанностей). Показатель определяется для ежемесячных отчетов и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.
- Годовой – используется для годовых отчетов о деятельности предприятия, а также для анализа расходов на зарплату штата фирмы за год.
Рассчитанные значения могут использоваться не только для отчетности, но и во время дальнейшего планирования расходов на расчеты с работниками.
Для формирования ФОТ требуются провести следующие мероприятия:
- изучить штатное расписание, положение предприятия о зарплате, премировании, а также нормативные документы (Трудовой и Налоговый кодексы);
- рассчитать численность персонала применительно к планируемому объему производства;
- рассчитать ФОТ на основе полученных данных.
ВНИМАНИЕ! На предприятиях при формировании ФОТ руководствуются правилом экстраполяции, то есть ориентируются на прошлые результаты производства и размеры расходов на оплату труда.
Метод экстраполяции предполагает следующие шаги:
- Анализируется фактический размер фонда за предыдущий год.
- Разрабатываются мероприятия, направленные на оптимизацию показателя.
- Изучаются факторы, способные повлиять на объем ФОТ.
- По результатам проведенных исследований и расчетов вычисляется сумма ФОТ на планируемый год.
Анализ фонда заработной платы
Современные российские предприятия используют четыре метода формирования фонда заработной платы, рассмотренные нами ниже.
Первый
метод планирования фронда заработной платы — это расчет фонда заработной платы через среднесписочную
численность персонала и среднюю
заработную плату. Данный плановый фонд заработной платы рассчитывается по формуле 1.1.
ФЗПпл=ЧПпл×ЗПпл (1.1)
где, ФЗПпл — годовая планируемая сумма ФЗП, тыс. руб.;
ЧПпл — среднесписочная численность персонала
предприятия, чел.;
ЗПпл — среднегодовая планируемая заработная плата персонала, тыс. руб.
Среднесписочная планируемая численность рассчитывается по базисным значениям с учетом предполагаемой маркетинговой стратегии и трудовой политики предприятия.
В расчете должны быть учтены программы роста производительного труда, принятые к внедрению в планируемом периоде и обеспечивающие высвобождение персонала, а также аспекты расширения или сокращения производства продукции в соответствии с потребностями рынка.
Среднегодовая планируемая заработная плата персонала
рассчитывается по базисным значениям
с учетом инфляционных ожиданий и
индексации (в случае наличия соответствующей позиции в коллективном договоре предприятия). При расчете учитывается планируемый рост средней заработной платы в связи с ростом производительности, обеспеченным соответствующими программами.
Второй
метод планирования фронда заработной платы – это остаточный метод формирования фонда заработной платы.
Идея
этого метода состоит в полной привязке размеров фонда заработной платы к результатам деятельности предприятия в виде валовой выручки
и отсутствии гарантий персоналу
по размерам выплачиваемой заработной платы. Схема формирования фонда заработной платы представлена в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Планирование фонда заработной платы по остаточному
методу
| Статья заработной платы | Формула для расчета |
| Выручка от реализации продукции | — |
| Материальные затраты | — |
| Амортизационные отчисления | — |
| Расчетный доход | п. 1 — п. 2 — п. 3 |
| Налоговые отчисления и обязательные платы | — |
| Финансовый резерв предприятия | — |
| Фонд накопления | — |
| Дополнительные целевые поступления на счета предприятия | — |
| Фонд потребления | п. 4 — п. 5 — п. 6 — п. 7 — п. 8 |
| Статья заработной платы | Формула для расчета |
| Выплаты из фонда потребления, не относящиеся к фонду заработной платы | — |
| Фонд заработной платы | п. 9 — п. 10 |
Как планировать размер
Для этого необходимо иметь точные сведения о численности штата, продолжительности рабочего времени, графике труда. При формировании нужно учесть не только размер заработной платы, но и возможные премии (исходя из предшествующих периодов или с учетом необходимых допущений, классности работников и т. д.). Важный момент — принять во внимание достаточность размера этих выплат.
Единой формулы нет, на некоторых предприятиях применяется система мотивации в виде отчислений процента от прибыли, на других — фиксированные премии при выполнении плана и т. д. В этом случае в расчеты необходимо закладывать размер планируемой прибыли и другие данные.
Обобщенная формула выглядит следующим образом:
ФОТ = ЧРП × ЗПСР + НП × К,
где:
- ЧПР — средняя ожидаемая численность штата предприятия;
- ЗПСР — з/п средняя;
- НП — надбавки и премиальные выплаты;
- К — временной горизонт планирования (3, 6 или 12 месяцев).
Зарплатой является вознаграждение сотрудника за проделанную работу. Размер зарплаты зависит от квалификации сотрудника, сложности и обстоятельств, при которых выполняется работа.
Фондом заработной платы является суммарный показатель всех затрат предприятия на вознаграждение работников в денежном, либо натуральном виде, без учета источников финансовых средств.
В настоящее время не существует законодательных актов, определяющих понятие фонда заработной платы. Данные законодательные акты еще не принимались в Российской Федерации.
Но, в Кодексе налогов существует статья о расходах на оплату труда (№ 255). Большинство юристов считают, что прописанные в ней термины, возможно применять, как определение фонда заработанной платы.
Фонд заработной платы нужен, чтобы осуществлять выплаты:
- по окладу и тарифной ставке;
- доплаты и премии;
- доплаты за работу в тяжелых условиях;
- за высокий квалифицированный труд;
- за отличный результат труда;
- за существенную помощь в развитии бизнеса;
- надбавки за работу на предприятии долгое время.
Фонд наполняется из следующих источников: себестоимость продукции или оказываемых услуг, собственные дополнительные средства работодателя, целевое финансирование.
Величина фонда заработной платы из года в год может меняться. Факторы, влияющие на изменение величины фонда, представлены ниже в схеме.
Смета предназначена для планомерного использования средств. Ее формируют на год, но разбивают по месяцам или кварталам. По смете можно определить направления расходования средств и размер компонентов ФОТ.
Для каждой категории работников предназначены свои «зарплатные» расходы. Это требуется для контроля использования средств и получения требуемой информации для внутреннего планирования.
Смету составляют не только по главным элементам заработной платы, но и социальным выплатам.
Смета ФОТ является элементом планирования, который наиболее распространен в крупных компаниях. Для анализа и расчетов требуется специалисты высшего уровня и соответствующей квалификацией. Современные коммерческие структуры часто пренебрегают сметой ФОТ.
Руководитель каждой организации самостоятельно решает, что входит в фонд оплаты труда: заработная плата работников; премиальные выплаты; стимулирующие и компенсационные надбавки; отпускные; материальная помощь; пособия; страховые взносы.
Все выплаты и платежи, включаемые в ФОТ, производятся исключительно за счет средств работодателя. Пособия, которые оплачивает ФСС, в него не включают. Поэтому входят ли больничные в фонд оплаты труда — только за 3 дня, оплачиваемых работодателем из собственных средств.
Окончательный состав выплат, включаемых в ФОТ, закрепляют в учетной политике организации и применяют для планирования и отчетности. С его помощью анализируют эффективность затрат на персонал и другие экономические показатели.