Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения дел у нотариуса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Хранение завещания осуществляется определенное время. Хранится два экземпляра бумаги. До кончины бумага сохраняется у нотариуса и наследодателя. Воля относительно завещанного имущества, распределения наследственной массы может быть указана закрытым типом документа. Распоряжение усопшего может в корне менять порядки наследования предусмотренные законом, основанные на родственных связях.
Процесс передачи документов под ответственность нотариуса
Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:
- название документа, подлежащего хранению;
- число листов в нем;
- состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.
Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.
Последующий алгоритм принятия на хранение документов:
- ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
- каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
- пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
- клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.
Когда информация может быть разглашена?
«Основами…» предусматривается ряд условий, когда нотариус может совершать раскрытие тайных сведений:
- Если за этими данными обращаются непосредственные участники процесса (например, другие участники договора).
- Если запрос сформирован Нотариальной палатой (однако на сотрудников нотариальной палаты также действуют нормы о неразглашении).
- По запросам следователей прокуратуры, суда либо исполнительных органов при наличии законных оснований для запроса соответствующих данных.
- По запросу ФНС, если речь идет об оценочной стоимости имущества, которое передается в дар или наследуется.
- По запросу наследников раскрывается информация из завещания в случае смерти лица, оставившего это завещание.
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).
Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:
нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);
государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).
2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.
3. Правила определяют порядок:
1) приема, регистрации и отправления документов;
2) составления номенклатуры дел;
3) формирования дел;
4) оформления дел, составления описи дел;
5) хранения документов;
6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;
7) уничтожения дел;
8) регистрации консультирования;
9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;
10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;
11) формирования и оформления наследственных дел.
4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:
частный нотариус;
государственный нотариус.
5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.
В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.
При выходе из членства территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членства нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
При исключении из членства территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.
В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращения действия лицензии нотариуса, выхода или исключения нотариуса из членства нотариальной палаты Кабинет нотариуса в единой нотариальной информационной системе (далее — ЕНИС) передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.
6. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
7. Документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
Глава 4. Формирование дел
17. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.
18. В дела группируются документы одного года.
19. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.
20. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.
21. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).
22. Экземпляры постановлений нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.
Экземпляры постановлений об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.
Глава 5. Оформление дел. Составление описи дел
23. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
24. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
25. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
26. Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения предусматривают:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;
заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункту 32 настоящих Правил.
27. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.
При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.
28. На дела постоянного и временного сроков (свыше десяти лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.
29. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
30. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел с указанием дат и количества листов в деле.
На дела временного (до десяти лет) хранения опись не составляется.
31. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.
Изъятие документов из дел производится в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
32. В случае возвращения ранее изъятых из дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.
33. Журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа журнала.
Порядок ведения наследственных дел
С момента открытия наследства, нотариус имеет права, а в некоторых случаях обязан совершать определенные наследственные действия.
Так, например, нотариус не вправе отказывать в принятии заявления на вступления наследства, в случае не подтверждения факта родства и/или отсутствия соответствующих подтверждающих документов.
С момента формирования наследственного дела, нотариус в силу своих прямых обязанностей выявляет имущество, подлежащее наследованию. Для этого он вправе совершать следующие действия:
- Принимает меры к охране наследства. В том числе и на возмездной основе.
- Направлять запросы в банки и иные кредитные организации о наличии счетов. Тем самым нотариус может известить и потенциальных кредиторов должника
- Направляет запросы в реестры движимого и недвижимого имущества, а также имущественных прав. Таковыми могут являться в том числе: ЕГРН, ГИБДД, ИФНС, Регистраторам, ведущим реестры акционеров и т.п.
- Производит опись имущества. Например, в опись могут попасть ценные вещи, такие как предметы антиквариата и драгоценности. В случае препятствия в совершении указанного нотариального действия, нотариус составляет соответствующий акт
Как закрыть наследственное дело?
Совершать самостоятельные и дополнительные действия в целях закрытия наследственного дела, Вам не требуется. Таковое, как мы указывали ранее, подлежит закрытию, а если быть точнее окончанию, после выдачи всех свидетельств о праве на наследства или совершения иных нотариальных действий, которые надлежит совершить нотариусу в рамках ведения дела.
Для закрытия наследственного дела, всем наследникам, которые подали заявление на вступления в наследство, необходимо получить вышеуказанные свидетельства. После этого нотариус самостоятельно сформирует дело к закрытию и передаст его на хранение.
Закрытие наследственного дело, также, наверное, можно связать с окончанием срока его хранения. И как следствия его уничтожения. Хотя об этих сведениях, Вас как наследников никто и никогда не уведомит. А сама эта информация не несет под собой никаких последствий для Вас. Ведь теоретически даже после уничтожения наследственного дела, заинтересованная сторона может обратиться к нотариусу с заявлением о принятии наследства. И тогда будет заведено новое наследственное дело.
Организационно-распорядительные документы
Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Это:
- Постановления (не считая связанных согласно действующему законодательству с документальным оформлением нотариального действия, а конкретно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, касательно аннулирования ранее выданного свидетельства о праве на наследство и проч.).
- Распоряжения.
- Поручения.
- Запросы касательно истребования сведений, а также документов.
Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:
- наименование нотариальной палаты российского субъекта (на документах тех нотариусов, которые практикуют в частном порядке);
- наименования нотариального округа либо же государственной нотариальной конторы;
- фамилия, инициалы, должность специалиста;
- дата, а также номер приказа территориального органа юстиции, согласно которому нотариус был назначен на должность;
- вид документа (распоряжение, постановление и проч.);
- наименование документа (касательно отказа в совершении нотариального действия и проч.);
- точная дата; регистрационный номер;
- место составления;
- непосредственно текст документа;
- подпись нотариуса; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.
Гербовая печать нотариуса
Как было сказано ранее, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском принадлежащей ему печати. Если от нотариуса исходит документ, который требует особого удостоверения его подлинности, то, в таком случае, подпись специалиста на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны. На прочих документах подпись допустимо заверять оттиском печати без воспроизведения Герба.
Использование нотариусами печатей с воспроизведением Герба осуществляется согласно Федеральному конституционному закону от двадцать пятого декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» и Указу Президента страны «Об использовании Государственного герба РФ на печатях нотариусов».
Для изготовления, а также дальнейшего использования и уничтожения гербовых печатей нотариусов установлены специальные требования.
Подобные печати изготавливают в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который был утвержден постановлением Госстандарта страны от двадцать пятого декабря 2001 года № 573-ст. Этим стандартом установлены форма, размер, технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба нашей страны. Так, государственный стандарт предусматривает то, что гербовые печати несут в себе не меньше, чем четыре обязательных составляющих защиты от подделки. Для изготовления клише печати следует использовать резину, которая подходит для лазерной гравировки, либо иные материалы с техническими показателями, которые данной резине соответствуют. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения либо наименование государственной нотариальной конторы, которые указываются на таковой печати, подлежат размещению в конкретном месте информационного поля печати.
Ограничительные требования касаются не только клише, но и краски, с применением которой производится оттиск. Согласно правилам нотариального делопроизводства для выполнения оттиска данной печати допустимо использовать исключительно штемпельную краску голубого, синего либо фиолетового цвета.
Специальные требования предъявляются также к порядку уничтожения печати. Отдельно стоит упомянуть о том, что нотариальная печать с воспроизведение Герба страны подлежит уничтожению не непосредственно нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении своих полномочий либо освобождении от полномочий того специалиста, который занимается частной практикой, увольнении нотариуса из государственной конторы, при изменении места нахождения нотариуса либо наименования государственной нотариальной конторы, указанных на таковой печати, в течение тридцати суток с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для последующего уничтожения в территориальный орган юстиции. Передача печати осуществляется по акту, составляемому в двух экземплярах. Акт утверждается непосредственно начальником территориального органа юстиции и один из экземпляров возвращается нотариусу. При наступлении обстоятельств, которые делают невозможной передачу печати непосредственно нотариусом (в частности, его смерть, тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права на осуществление профессиональной деятельности по судебному решению и проч.), таковая печать передается в территориальный орган юстиции специальной комиссией, которая создается в подобных случаях территориальным органом юстиции вместе с нотариальной палатой.
При оформлении документов нотариус кроме печатей может использовать строго с неукоснительным соблюдением установленных правил также мастичные штампы. Согласно одному из таких правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается исключительно штемпельной краской голубого, синего либо фиолетового цвета. Если же мастичный штамп применяется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются специалистом или от руки, или с помощью технических средств. Но дописывать допускается также красителями голубого, синего либо фиолетового цвета.
При осуществлении профессиональной деятельности нотариус использует определенные бланки, которые предназначены для совершения нотариальных действий, а также личные бланки нотариуса.
Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, которые изготавливают на особой бумаге с водяными знаками и с использованием прочих видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции. Для них установлены особые условия хранения в металлических шкафах, сейфах и (либо) в специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета, а также использования бланков разрабатываются и затем утверждаются строго ФНП по обязательному согласованию с Минюстом РФ. Такие вопросы регулируются Положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утвержденном решением правления ФНП от двадцать первого-двадцать второго декабря 2009 года (протокол № 14/09 с дальнейшими изменениями в 2010, 2011, 2012 годах) и согласованном Минюстом РФ письмом от двадцать седьмого октября 2010 года № 16/21964-ЮЛ.
Приостановление наследственного дела нотариусом
Фактически приостановление наследственного дела, приставляет собой приостановления совершения нотариусом определенного действия. В практике наследования такая ситуация возникает как правило именно в ходе совершения действия по выдаче свидетельства на наследство. Основания для приостановления наследственного дела могут быть разные.
Наиболее основными из них являются:
- Поступления нотариусу, от суда сообщения о наличии спора о праве, которое образует наследство. В судебных спорах о наследстве, нотариус, как правило, привлекается третьим лицом. Либо судом выносится определение об обеспечении иска, и оно направляется именно нотариусу
- По заявлению заинтересованного лица. Таким лицом, будет являться истец, по иску об оспаривании права лица на наследство. В таком случае дело также может быть приостановлено, но после получения сообщения от соответствующего суда
- В случаях, если в отношении наследодателя, имеется дело о банкротстве, которое к моменту выдачи свидетельства на наследство, еще не окончено
- Требуется получения дополнительных сведений и документов
После этого наследственное дело снова возобновляется. А то действие, которое должно быть совершено нотариусом – исполняется.
Как закрыть наследственное дело?
Совершать самостоятельные и дополнительные действия в целях закрытия наследственного дела, Вам не требуется. Таковое, как мы указывали ранее, подлежит закрытию, а если быть точнее окончанию, после выдачи всех свидетельств о праве на наследства или совершения иных нотариальных действий, которые надлежит совершить нотариусу в рамках ведения дела.
Для закрытия наследственного дела, всем наследникам, которые подали заявление на вступления в наследство, необходимо получить вышеуказанные свидетельства. После этого нотариус самостоятельно сформирует дело к закрытию и передаст его на хранение.
Закрытие наследственного дело, также, наверное, можно связать с окончанием срока его хранения. И как следствия его уничтожения. Хотя об этих сведениях, Вас как наследников никто и никогда не уведомит. А сама эта информация не несет под собой никаких последствий для Вас. Ведь теоретически даже после уничтожения наследственного дела, заинтересованная сторона может обратиться к нотариусу с заявлением о принятии наследства. И тогда будет заведено новое наследственное дело.
Минюст пересмотрел срок передачи нотариальных документов в архив
Когда документ оформляется у нотариуса, то необходимо выполнить условия, отраженные в действующем законодательстве. В законе отражено, что составить завещательный акт можно в любом месте, где это удобно гражданину. Если человек хочет, то он может посетить нотариат в другом субъекте. Чаще всего выбирают контору по месту, где проживает составитель, так как это удобнее. Написать завещание можно дома, самостоятельно или при посещении нотариальной конторы. В этом случае требуется узнать стоимость услуги. После этого приступают к сбору необходимых документов.
ВНИМАНИЕ !!! В нотариате получится узнать, какие бумаги требуется собрать. В минимальный пакет бумаг входит акт, посредством которого удостоверяется личность гражданина и сведения о наследниках. Такие сведения должны быть достаточными для проведения идентификации. Завещателю не требуется представлять обоснования относительно того, что он является собственников вещи.
Формирование закрытого завещания предполагает, что человек самостоятельно составляет документ и приносит в запечатанном виде в нотариальную контору. К этому процессу привлекают свидетелей, которые ставят подписи на конверте. После этого действия необходимо еще раз запечатать документ и заверить нотариусом.
Цена оформления небольшая. В настоящий момент потребуется заплатить госпошлину, размер которой равен 100 рублей. В нотариальной конторе не могут просить больше, так как эта сумма прописана в действующем законодательстве. Нотариус взимает плату за оказание услуг, носящих правовой характер. Это относится к ситуациям, когда гражданин нуждается в помощи при формировании завещательного акта. Средняя стоимость подобных услуг составляет тысячу рублей.
Если пойти привычным путем
Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:
Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.
Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:
перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и
типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.
Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!
Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?
подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа — статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.
Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.
Когда возможно оформление дубликата у нотариуса
Если документ изначально был заверен нотариусом, он может оформить дубликат. Чтобы получить копию документа, нужно соблюсти некоторые условия:
- документ, чей дубликат запрашивается у нотариуса, должен быть утрачен (его потеря связана с действиями человека, который запрашивает копию);
- в утраченном/испорченном документе были прописаны условия нотариальной сделки или в нем содержались исполнительные надписи;
- экземпляр нужного документа хранится среди дел нотариуса (поскольку у разных документов есть свой срок хранения, если прошел большой отрезок времени, бумаги может уже не быть);
- о выдаче дубликата заявляет лицо, которое имеет непосредственное отношение к документу, чья копия запрашивается.
Дубликат – это не совсем копия документа, а его замена. Она оформляется только в одном экземпляре и выступает заменой окончательно утерянного подлинника. Если нужно получить несколько копий, их делают уже из дубликата и также заверяют у нотариуса (по необходимости). После того как заявителю выдадут дубликат, сведения об этом вносят в специальный реестр, где фиксируются все нотариальные действия.
Иные, за исключением указанных в части 1 настоящей статьи способов, способы взаимодействия с заемщиком или лицом, предоставившим обеспечение по договору потребительского кредита (займа), по инициативе кредитора и (или) лица, осуществляющего деятельность по возврату задолженности, могут использоваться только при наличии в письменной форме согласия заемщика или лица, предоставившего обеспечение по договору потребительского кредита (займа), также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса),если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.Лучше всего выходить на работу согласно ст.