Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Пример возврата на расчетный счет
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.
В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
|
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря |
0 208 12 560 |
0 201 11 610 |
15 000,00 |
|
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы |
0 401 20 212 |
0 208 12 660 |
13 000,00 |
|
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения |
0 201 11 510 |
0 208 12 660 |
2000,00 |
Расходование наличных денег из кассы: новации 2020
Все, что касается заработной платы, сроков и правил выплаты, документально закрепляется на предприятии – например, это трудовой или коллективный договор.
Сроки едины для всех фирм. Даже если сами работники изъявят желание получать з/п единожды в месяц или в другие дни, это не может сместить сроки. Поэтому аванс выдается до 30 числа текущего месяца, а расчет – до 15 числа следующего месяца.
Если выплатить дивиденды налом, контролирующие органы могут заподозрить, что тем самым АО пытается воспрепятствовать реализации права акционеров на безналичный расчет по дивидендам.
Налоговые органы, проверяя кассовую дисциплину, могут придраться к способу выплаты дивидендов. Еще притянут сюда «нарушение порядка хранения свободных средств» в ККТ, которые должны вроде как храниться в банке.
Лучше с ними не спорить. Штраф за такие операции составляет 500–700 тысяч рублей.
Если участникам ООО дивиденды можно выдать «живыми» деньгами или безналом, то акционерам выплатить прибыль разрешается только в безналичной форме. Это установлено законом.
Еще раз уточню, что перечислить доходы участников – это не та операция, которую можно выплатить из выручки. Так вот, способ получения дивидендов наличными есть. Для этого наличка поступает с расчетного счета организации в ККТ, только потом их можно выплатить учредителю.
Стоит сказать, что закон не запрещает выплатить деньги подотчетным лицам даже на срок в несколько лет. Единственное условие – обоснованная необходимость и целевое расходование. В ином случае те же контролирующие органы могут посчитать эти средства займом или доходом. А налог с этих денежек не выплачен – вот и штраф. Получите, распишитесь.
Сегодня, кроме основной темы – как выплатить дивиденды – я рассказал про оборот денег в кассе – какие средства и на что можно направлять. Упомянул о санкциях за нарушения. Надеюсь, статья была для вас полезной.
Подписывайтесь на статьи, делитесь в социальных сетях! Всего доброго!
Источник: https://greedisgood.one/viplata-dividendov-iz-kassi
Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:
- распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
- письменного заявления подотчетного лица.
Подотчётные деньги – деньги, выданные сотруднику (подотчётному лицу) на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или ИП.
Это могут быть командировочные, хозяйственные расходы: например, покупка канцтоваров, полиграфических рекламных материалов и т.п.
Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.
Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.
Практическая энциклопедия бухгалтера
Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Подтверждающие документы
Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (абз. 22 пп. 3.1 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.
Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.
Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.
Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.
Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.
При нежелании сотрудника выплачивать задолженность по подотчетной сумме, работодатель не имеет права задерживать его увольнение.
Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.
Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.
На какие нужны компания вправе потратить наличные денежные средства из кассы в 2020 году?
20.01.2020Российский налоговый портал
- Давайте сразу перейдем к примеру: покупатели компании (или ИП) рассчитались за товар наличными деньгами, и в кассе образовалась определенная сумма торговой выручки.
- Чтобы не допустить грубых ошибок, надо определиться с источником поступления денег. Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
- Компания вправе потратить наличные средства:
- зарплата,
- материальная помощь,
- оплата проезда сотрудников,
- оплата путевок,
- выдача денег в подотчет,
- возврат денег покупателю при возврате товара,
- погашение долга перед поставщиком,
- выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
- по операциям банковского платежного агента (субагента).
ИП вправе потратить «наличку»:
- зарплата,
- материальная помощь,
- оплата проезда сотрудников,
- оплата путевок,
- выдача денег в подотчет,
- возврат денег покупателю при возврате товара,
- погашение долга перед поставщиком,
- выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
- по операциям банковского платежного агента (субагента),
- на личные нужды.
Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.
Если подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу можно ли выплатить дивиденды учредителю в 2020 году
Разумеется, при этом должны учитываться соответствующие ограничения, установленные актами Банка России. Пунктом 2 Указания ЦБР от 07.10.
2013 N 3073-У (далее — Указание) установлен исчерпывающий перечень целей, на которые могут расходоваться наличные деньги в валюте РФ, поступившие в кассы юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий.
Выплата распределенной части прибыли («дивидендов») участникам ООО в этот перечень не включена. Поэтому осуществление таких выплат из наличной выручки, полученной за проданные товары (выполненные работы и (или) оказанные услуги), является нарушением Указания*(1).
Однако очевидно, что ранее выданные под отчет, не израсходованные и возвращенные в кассу деньги не могут рассматриваться как поступившие в кассу за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Следовательно, указанные выше ограничения, установленные п. 2 Указания, на расходование таких средств не распространяются.
Пунктом 4 Указания установлено еще одно ограничение, согласно которому наличные расчеты в валюте РФ по операциям, перечисленным в этом пункте, должны осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.
Однако операции по выплате части распределенной прибыли участникам ООО в этом пункте не упомянуты, поэтому такие выплаты могут осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу не с банковского счета, а, например, за счет возвращенных в кассу денег, ранее выданных под отчет*(2).
Порядок выдачи денег под отчет
Организация может выдать подотчетные деньги следующими способами:
- наличными деньгами из кассы (п. 10 Порядка ведения кассовых операций );
- при помощи банковской карты.
Наличные деньги для выдачи могут быть получены:
- с текущего банковского счета (п. 4 Порядка ведения кассовых операций , письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т);
- за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров.
Для этих целей не может быть использована наличность, принятая от граждан в качестве платежа в пользу иных лиц. Ее в полной сумме следует сдавать в банк (п. 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У).
Руководитель организации сам выбирает порядок контроля за хозяйственными операциями и за выдачей денег подотчетным лицам (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Своим приказом руководитель ограничивает список сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Подобный список не рекомендуется делать частью приказа об учетной политике.
Законодательство не определяет размер подотчетных сумм и срок, на который их можно выдать. Поэтому подотчетные деньги выдаются в размерах и на срок, которые назначает руководитель организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций ).
При выдаче подотчетных сумм сотруднику не берется во внимание лимит расчета наличными по одной сделке — 100 000 рублей. Однако это ограничение продолжает действовать при всех расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г.1843-У).
В связи с этим сотрудник во избежание штрафа обязан соблюдать это ограничение при оплате товаров и т. Банка России от 4 декабря 2007 г.
Выдавая под отчет деньги, следует учитывать следующее (п. 11 Порядка ведения кассовых операций ):
- нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги;
- сотрудник не может передавать полученные под отчет деньги другому сотруднику.
В случае нарушения этих правил налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию за нарушение Правил ведения кассовых операций.
Появившийся в конце рабочего дня сверхлимитный остаток в кассе выдается сотруднику под отчет. На следующий день сотрудник возвращает деньги в кассу организации.
В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете делается следующая запись:
- Дебет 71 Кредит 50 — выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.
Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.
Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.
Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?
В день их получения.
Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.
Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды
8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.
В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.
Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?