Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Для чего необходимо давать право второй подписи на документах бухгалтеру?
Ответ:
Если руководитель предприятия полностью доверяет своему бухгалтеру, как правило, бухгалтер тогда имеет полное право на подписание документов, как в повседневные дни, так и в отсутствие руководителя. А так же данная функция возлагается на него для дополнительного контроля и ответственности и при большой загруженности руководителя. Однако директор имеет право как наделить правом подписи так и лишить ее.
2.Вопрос №2:
Для чего бухгалтеру подпись в банке?
Ответ:
Главный бухгалтер имеет полное право не заявлять право подписи в банке, поскольку достаточно и подписи руководителя. Банковский работник конечно же поинтересуется, кто ведет бухгалтерский учет на предприятии, есть ли бухгалтер в штате, но даже наличие такового не обязывает делать две подписи на документах. Это ваше право, будет ли один руководитель подписывать документы либо вместе с главным бухгалтером. Если же бухгалтерский учет ведет аудиторская фирма, вам потребуется предоставить договор на оказание услуг.
3.Вопрос №3:
Каким образом можно предоставить право подписи главному бухгалтеру?
Ответ:
Право подписи предоставляется непосредственно руководителем предприятия. Он должен издать приказ либо доверенность с указанием полного перечня документов и прав, которые может совершать бухгалтер, что конкретно он должен подписывать. Доверенность обычно предоставляется на определенный срок, а если полномочия передаются посредством приказа, то он бессрочный.
Право первой подписи: что это и кому принадлежит
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
- Гражданском кодексе РФ;
- Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
- Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
- Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
- иных нормативных актах.
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
ВАЖНО!
Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи
В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.
К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:
- отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
- право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.
Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.
После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:
- из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
- в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.
Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.
Право первой подписи: что это и кому принадлежит
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
- Гражданском кодексе РФ;
- Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
- Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
- Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
- иных нормативных актах.
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
ВАЖНО!
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:
- счета-фактуры;
- платежные поручения;
- акты;
- выписки;
- справки;
- товарные накладные и т. д.
Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.
При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- при помощи доверенности на подписание первички;
- утверждением специального распоряжения.
Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
О подписях на первичных документах
- ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » О подписях на первичных документах
- Распечатать
- По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА. КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ»
М.Н. Ахтанина
Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено.
В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
- Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
- — внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
- — доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации.
Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
- Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
- Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
- И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
- Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе N 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе N 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России N 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.
Обязательными пунктами приказа являются:
- ФИО сотрудников;
- Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
- Срок предоставления права подписи;
- Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.
Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:
- Акт выполненных работ;
- Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
- Счет-фактура;
- Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
- Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
- Доверенности на получение ТМЦ.
Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.
При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
Образец приказа о праве подписи кадроовых доку
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала.
Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки.
Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Как и когда нужно оформлять приказ на право подписи — скачать образец
- Директор фирмы и главный бухгалтер ежедневно подписывают огромное количество разной документации (первичная, финансовые бумаги, документы на поставку, акты, счета-фактуры, накладные, договора и прочие).
- Приказ оформляется обычно в крупных и средних компаниях на период длительного отсутствия руководителя, а также по причине существования огромного потока текущих бумаг, требующих визу начальника.
- Процедура предоставления права
- Для начала директору стоит определиться с выбором сотрудников, деятельность которых тесно связана с документацией компании.
- Список уполномоченных лиц, которым передается право подписи первичных документов, счетов-фактур, актов, накладных утверждается непосредственно самим руководителем.
Зачастую отбор претендентов происходит с участием главного бухгалтера. Глава фирмы, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера, может выступать в качестве уполномоченного лица.
В этом случае директор дважды расписывается в документации компании (за себя и за бухгалтера), что требует обязательного фиксирования права двойной подписи во внутреннем приказе фирмы.
Изъятие первичных документов
Первичные документы, в том числе в электронном виде, могут быть изъяты (Закон № 402-ФЗ). В законе не перечислены лица, которые имеют право проводить выемку документов. В то же время такими полномочиями наделены многие проверяющие органы. Но чаще всего документы изымают налоговики.
Изъять проверяющие могут только документы, которые касаются предмета проверки. Практика показывает, что состав их широк – это могут быть как первичные, так и финансовые и любые другие документы.
В случае изъятия документов с них изготавливают копии, заверяют должностным лицом налогового органа и передают в компанию, у которой изымают оригиналы (п. 8 ст. 94 НК РФ). В ходе выемки составляется “Протокол изъятия”, который подписывается всеми лицами, производившими выемку. Если нельзя сразу сделать копии, то это производят в течение 5 дней после изъятия.