Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой пакет документов выдается при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расставании с сотрудником работодателю необходимо подготовить определенный пакет справок и форм, эти документы при увольнении выдают обязательно и независимо от основания расторжения трудового договора.
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку
Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.
При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.
Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:
- компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
- в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.
Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.
Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Документы, подлежащие выдаче работодателем
При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:
- Подача заявления о расторжении соглашения.
- Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
- Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
- Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
- Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
- Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
- Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.
Работодатель обязан выдать:
- Трудовую книжку;
- Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
- Другую документацию по заявлению увольняющегося.
Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений
Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:
- О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
- О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
- По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;
Какие могут быть основания и проблемы при увольнении
Согласно законодательству РФ существуют следующие основания для увольнения:
- по инициативе сотрудника — собственное желание прекратить работать в компании, выход на пенсию, невозможность продолжать трудовую деятельность у данного работодателя, зачисление в образовательное учреждение;
- по инициативе работодателя — ликвидация компании, сокращение штата, нарушение сотрудником должностных обязанностей, непрохождение аттестации, утрата доверия со стороны работодателя, правонарушения (порча имущества, хищения, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, систематические прогулы или опоздания);
- по соглашению сторон — мировое соглашение между компанией и сотрудником, увольнение по причинам, не зависящим от обеих сторон.
Если увольнение происходит по решению самого сотрудника, то обычно никаких проблем не возникает. То же самое можно сказать о процедуре увольнения по соглашению сторон.
Если же увольнение происходит по инициативе работодателя, то здесь могут возникнуть некоторые разногласия между сторонами. Дело в том, что работодатель не вправе уволить сотрудника, не имея на то веских оснований. При увольнении нужно строго ориентироваться на те основания, которые указаны в трудовом законодательстве, в противном случае возможны долгие разбирательства с трудовой инспекцией и сотрудником в суде.
Особенно важно обращать внимание на увольнение по причине дисциплинарного проступка или правонарушения. В этом случае работодатель должен оформить все действия документально, что будет подтверждать правомерность увольнения. К примеру, при нарушении трудовой дисциплины обязательно нужно составлять должностную или служебную записку, акт о правонарушении, брать объяснительную с работника.
Формирование СТД-Р в 1С
Перед тем, как формировать СТД-Р в 1С: ЗУП (ред. 3.1), необходимо убедиться, что данный момент настроен в документе по увольнению. Для этого нужно зайти в раздел «Приемы, переводы, увольнения», выбрать документ «Увольнение» (по конкретному сотруднику) и поставить галочку в ячейке «Отразить в трудовой книжке». После этого информация об увольнении отразится в отчете СТД-Р.
Для формирования самого документа СТД-Р для выдачи сотруднику нужно зайти в раздел «Электронные трудовые книжки», затем нажать на кнопку «Создать». Из выпадающего меню следует выбрать «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» и в новом документе подобрать сотрудника. Отчет будет заполнен автоматически.
При нажатии на кнопку «Печать» можно увидеть и распечатать документ, который затем подписывается и передается сотруднику при увольнении.
Страховой стаж и пенсионные взносы
Существует целый ряд документов, содержащих пенсионные данные, которые нужно вручить увольняющемуся сотруднику. Так, ему должны быть предоставлены персонифицированные данные, касающиеся взносов, которые начислены и уплачены с выплат в его пользу, сведения о страховом стаже 4. На основании приведенной нормы работнику следует предоставить:
- раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» единого расчета по страховым взносам с индивидуальными сведениями сотрудника за период с начала квартала по дату его увольнения;
- документ по форме СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник. Бухгалтерии необходимо будет сделать лист только со сведениями об увольняющемся, т.е. в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка;
- сведения по форме СЗВ-СТАЖ. Документ работодатель обязан выдавать увольняющимся сотрудникам с марта 2017 года. Это прямо установлено в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно при прекращении не только трудового договора, но и гражданско-правового.
Если работник увольняется в 2017 году, то документ по форме СЗВ-СТАЖ выдают ему на руки, а в ПФР отправляют по итогам года не позднее 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если же сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, то отправить в фонд данную справку нужно в течение 3 дней с момента увольнения (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Включить в отчет нужно только данные об увольняющемся сотруднике, информацию о других работниках приводить не нужно.
Кстати, штраф за непредставление документа по новой форме весьма велик и составляет 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Порядок увольнения в 2021 году
Увольнение работника может быть вызвано рядом причин. В зависимости от того, кто стал инициатором процедуры выделяют четыре основания для прекращения трудовых отношений:
- По желанию работника.
- По обоюдному соглашению сторон.
- По инициативе работодателя.
- По причинам, независящим от сторон.
В каждом случае процесс увольнения имеет свои индивидуальные особенности. В основном, они касаются сроков расторжения договорных обязательств, а иногда и обязательного начисления дополнительных выплат. Дополнительное выходное пособие выплачивается, если работник уволен по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации (ст. 178 ТК РФ).
Независимо от причины расторжения трудового договора, процесс увольнения сопровождается обязательным изданием приказа.
В нем указывается причина увольнения и ставится ссылка на статью ТК РФ, по которой сотрудник был уволен. Чаще всего это следующие статьи:
- ст. 78 — увольнение по соглашению сторон;
- ст. 80 — увольнение по собственному желанию работника;
- ст. 81 — увольнение по инициативе работодателя;
- ст. 71 — увольнение по инициативе работодателя по результатам испытательного срока;
- ст. 79 — увольнение в связи с тем, что срок трудового договора истек;
- ст. 83 — смерть работника и другие обстоятельства, которые не зависят от воли сторон договора.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки
Не секрет, что в стране еще множество недобросовестных работодателей, которые даже могут не выдавать трудовую книжку в день увольнения сотрудника.
Работодатель освобождается от ответственности только в одном случае: если увольняющийся не явился в последний день за трудовой книжкой. В свою очередь работодатель обязан в этот же день направить в его адрес уведомление при помощи оператора почтовой связи и пригласить для получения трудовой книжки. В остальных случаях вся ответственность ложится исключительно на работодателя.
Кодексом об административных правонарушениях предусмотрены для нерадивых работодателей достаточно жесткие штрафные санкции. Юридическое лицо могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, ИП – на 5 тысяч рублей. Помимо этого, работодателю еще придется оплатить среднюю заработную плату за весь период, пока у уволившегося лица не было на руках трудовой книжки.
Хотя с направлением уведомления о получении ТК сотруднику также следует быть осторожным. Если оно не дойдет до получателя, то бывший работник сможет доказать, что не получил ТК по вине работодателя и взыскать с него оплату за так называемый «простой».
Другой вопрос, который волнует многих работодателей: «Могут ли оштрафовать, если справки при увольнении работнику не выданы, к примеру, те же СЗВ-М и/или СЗВ-СТАЖ?». Насколько правомерно использовать нормы Закона № 27-ФЗ в сфере трудовых отношений? Ведь нормы этого закона позволяют привлечь работодателя к административной ответственности, и он действительно обязан предоставить справки об обязательных пенсионных отчислениях, а это уже трудовые отношения между сторонами.
Большинство юристов придерживаются мнения, что работодатель все же несет ответственность за нарушения трудового законодательства и иных нормативных актов, которые касаются трудовых отношений. Следовательно, на работодателя действительно могут быть наложены штрафные санкции в рамках административной ответственности, предусмотренные КоАП, а именно – статьей 5.27. Хотя никаких официальных разъяснений относительно этого вопроса на сегодняшний день нет.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Как выдать документы при увольнении сотрудника, если он отсутствует
Не всегда увольняющийся гражданин является к работодателю в день расчета. Причины на это могут быть различные. В любом случае, уполномоченный сотрудник работодателя должен составить специальное уведомление и направить его по адресу прописки увольняемого работника письмом с уведомлением. Данный документ содержит письменное информирование сотрудника в необходимости лично забрать документы или дать согласие на отправку их почтой. Если сотрудник заранее затребовал дополнительные справки, о необходимости их забрать сообщается идентичным уведомлением.
Если работник письменно дает согласие на отправку документов почтой, выдача документов при увольнении по собственному желанию или другой причине увольнения, производится именно таким способом. При молчании сотрудника в ответ на уведомление, трудовая книжка остается на хранении в организации до востребования. Наказание в таком случае к работодателю не применяется. Выдавать трудовую книжку стороннему лицу нельзя, исключение составляет наличие нотариально заверенной доверенности.
Какие документы взять при увольнении с работы, зависит от потребностей увольняющегося лица. Но, есть обязательные бумаги, выдаваемые сотруднику в день расчета без предъявления специального заявления.