Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод сотрудника на дистанционную работу в связи с коронавирусом в 2021-2023 годах как оформить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Удаленную работу разделили на постоянную и временную
Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:
- постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
- временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
- чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.
Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника
Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.
Это:
- режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
- продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
- порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.
Рабочее время и время отдыха
По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:
- режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
- условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
- порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
- порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).
Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:
- по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).
Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.
Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
Что делать, если работодатель не хочет переводить на работу удаленно?
Минтруда РФ полагает, что удаленная занятость является наилучшим подходом к организации трудовой деятельности наемных сотрудников при существующей угрозе распространения коронавируса. Такой вариант позволяет работодателю не закрываться, а работнику – продолжать трудиться, ограничив все возможные контакты до минимума. Это поможет эффективно поддержать экономику, сохранив рабочие места, потребителей и сам бизнес, а также предотвратить вспышку заражения.
Следует, однако, понимать, что переход на дистанционный режим – добровольное дело работодателя. Ведь применение удаленной занятости является рекомендацией, но не обязательным требованием.
Это значит, что руководитель компании может законно отказаться от использования надомного (дистанционного) труда, не боясь привлечения к какой-либо ответственности. Более того, любой работодатель вправе отклонить просьбу своего сотрудника о переводе на удаленный режим.
Ответы на частые вопросы
Вопрос 1: Могу ли я работать дома из-за коронавируса?
Ответ: Можете, но после того, как будет достигнута согласованность с работодателем и будут оформлен приказ и доп соглашение.
Вопрос 2: Обязан ли работодатель перевести на дистанционную работу?
Ответ: Работодателям рекомендуется перевести персонал на удаленный труд, если есть такая возможность, позволяют производственные условия, есть необходимые ресурсы.
Вопрос 3: Как повлияет удаленный режим труда на мою зарплату?
Ответ: Размер заработной платы не должен меняться из-за перемены рабочего места.
Вопрос 4: Что делать, если работодатель не хочет переводить меня на работу дистанционно?
Ответ: Отказ от перевода — это право работодателя. Никакой ответственность для организации за отказ не предусмотрено. Заставить его нет возможности. Минтруд лишь дает рекомендации.
Вопрос 5: Можно ли отказать от командировки в связи с коронавирусом?
Ответ: Командировки за границу сейчас ограничены из-за закрытия границ РФ по причине распростражения коронавируса (СОVID-19). Командировки по РФ разрешены, в настоящее время ограничения по передвижению по России не введены. Отказаться от командировок могут беременные, несовершеннолетние, женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители и опекуны с детьми до 5 лет, родители с детьми-инвалидами, а также ухаживающие за больным родственником.
Вопрос 6: Возможно ли увольнение работника, который работает удаленно?
Ответ: Да, возможно, с условием соблюдения требований ТК РФ.
Вопрос 7: Возможно ли заключение трудового договора с сотрудником на условиях дистанционной работы?
Ответ: Да, возможно, при соблюдении требований ТК РФ.
Обязательно ли переводить работников на удаленку?
Российское законодательство сейчас не обязывает работодателей переводить сотрудников на удаленную работу, как в отношении всей территории РФ, так и согласно распоряжениям местных властей. Все сообщения о необходимости перевода сотрудников на дистанционную работу носят исключительно рекомендательный характер — то есть, могут применяться работодателями и сотрудниками при наличии их обоюдного желания. Таким образом, прямой обязанности обеспечивать перевод трудящихся на дистанционные взаимоотношения — нет. Более того, в одностороннем порядке изменить характер трудовых отношений работодатель не имеет права — это возможно только при согласии самих работников.
Выходные недели в связи с карантином из-за коронавируса, объявленные Президентом Российской Федерации, все равно позволяют работникам и работодателям продолжать взаимодействие друг с другом в удаленном режиме. Таким образом, если сотрудник и работодатель подпишут соглашение о переводе на дистанционную работу — они могут продолжать взаимоотношения в обычном режиме, несмотря на выходную неделю.
Работник вправе отказаться переходить на режим удаленной работы и может не работать на время выходной недели. Принудить его к этому работодатель не имеет права. Однако следует внимательно ознакомиться с разъяснениями и рекомендациями Минтруда в отношении субъектов хозяйствования, для которых обязательно соблюдение выходной недели.
Таким образом, можно выделить краткие принципы, согласно которым можно переводить работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом:
- Обязанности переводить сотрудников у работодателей нет. Они могут инициировать подобный переход лишь по собственному желанию.
- Перевести сотрудника на удаленную работу можно только при его согласии.
- Работодатель вправе привлекать к труду сотрудников, находящихся на удаленной работе, в том числе и в выходные дни, объявленные в связи с коронавирусом.
- Если работодатель входит в число субъектов, для которых необходимо непрерывное продолжение деятельности, его сотрудники могут продолжать работу в обычном режиме. К таковым относятся в том числе и IT-компании, где переход на удаленную работу наиболее востребован.
- Удаленные сотрудники пользуются всеми гарантиями и правами, предоставляемыми Трудовым кодексом РФ.
Могут ли уволить в случае отказа работать удаленно
При оформлении допсоглашения на перевод работника на удаленную работу нужно учитывать, что он может быть не согласен с этим действием, и вправе отказаться от подписания такого документа.
Только в строго оговоренных случаях, администрация фирмы сможет его перевести на такую работу, воспользовавшись положениями статьи 74 ТК РФ.
При этом руководство должно соблюсти следующий алгоритм:
- Нужно направить сотруднику компании уведомление в письменной форме о том, что о у него произойдет смена режима работы. По закону такой документ нужно направить работнику не менее чем за 2 месяца до предполагаемого события. Для предпринимателей и иных физлиц данный срок снижен и составляет всего 14 дней.
- Работнику дано право отказаться от прочтения этого документа, тогда работодателю следует озвучить текст письма в присутствии свидетелей. Однако, в этой ситуации ему нужно подготовить акт о данном событии.
- Сотруднику, которого предполагается перевести на дистанционную работу, можно предлагать другие имеющиеся на предприятии вакансии. При этом оплата на данных местах может быть аналогичная прежней или ниже. Важно, что администрация предлагала работнику данные вакансии.
Основания для удаленной работы
Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.
Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.
Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.
На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:
- мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
- губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
- губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.
Этапы перевода работника на удаленную работу
Вот как будет выглядеть перевод сотрудника на удаленку по этапам:
-
Составление заявления или согласия.
-
Подписание дополнительного соглашения (ст.72 ТК).
-
Издание приказа по предприятию.
В заявлении сотрудник сообщает о своем желании работать удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на дистанционный режим.
Работодатель составляет дополнительное соглашение. В допсоглашении к трудовому договору должно быть указано, по каким дням (если это необходимо) сотрудник должен находиться в офисе. Определяется продолжительность рабочей недели и выходные дни, время, в течение которого необходимо быть на связи. Описывается механизм взаимодействия работника и его руководителя, способы контроля. Отдельно оговаривается пункт об окончании дистанционного периода, если это временный перевод, или прописывается возможность продления срока действия такого соглашения.
Принятие решения оформляется распорядительным актом – приказом. Приказ издается после подписания допсоглашения на дистанционную работу с сотрудником. Приказ составляется в свободной форме на фирменном бланке предприятия. В нем отражается:
-
факт перемещения на удаленную работу
-
дата начала дистанционного режима
-
данные работника (ФИО, должность, отдел, структурное подразделение)
-
ссылка на допсоглашение
-
основание – заявление сотрудника или инициатива работодателя
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Какие права и обязанности появятся у удаленных работников
Заставлять уйти на больничный работодатель не может, поскольку больничный — это право сотрудника, а не его обязанность, объяснила основатель аудиторско-консалтинговой группы компаний «Бизнес Эксперт» Марина Дяченко.
В то же время работодатель может быть недоволен желанием работника получать обычную зарплату, выполняя меньший объем задач из-за болезни. При этом заставить работника оформить больничный работодатель всё равно не может, так как для этого не предусмотрено никаких легальных механизмов.
Что касается меньшего объема задач, в этом плане проще всего компаниям, установившим KPI, от которого зависит размер зарплаты, считает Марина Дяченко. При этом все изменения в рабочих процессах необходимо оформлять документально (внутренними актами, с которыми должны быть ознакомлены сотрудники), подчеркнула она.
Понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» становятся синонимами.
Дистанционная работа делится на три категории. Первая — дистанционная работа на постоянной основе. Вторая — дистанционная работа на определенный период. Третья категория — дистанционная работа периодически.
«Мы решили, что необходимо ограничить время дистанционной работы до шести месяцев для того, чтобы существовала принципиальная разница между временной дистанционной работой и постоянной, и зафиксировать, что за работником, который временно переведен на дистанционную работу, сохраняется его стационарное рабочее место, которое должно быть восстановлено после того, как он завершит этот временной период», — пояснил первый заместитель руководителя фракции «Единая Россия» в Госдуме Андрей Исаев, который стал одним из инициаторов поправок в Трудовой кодекс.
Он также пояснил, что когда речь идет о периодической удаленной работе, то имеется в виду, что работник часть времени может трудиться дистанционно, а другую часть — стационарно. Такую работу еще можно назвать комбинированной.
«Мы установили, что если локальным нормативным актом не определено время работы, то его для себя работник определяет самостоятельно», — пояснил Исаев.
Постоянному дистанционному работнику отпуск предоставляется так же, как любому работнику, — не менее 28 календарных дней ежегодно. На временного дистанционного работника будет распространяться график отпусков, существующий на предприятии.
Если работник временно переводится на дистанционную работу и задачи, стоящие перед ним, остаются теми же, заработная плата ему не может быть понижена. Но во время обсуждения законопроекта было много споров о том, что считать переработками. «Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время», — отметил Исаев. А глава Комитета Совета Федерации по социальной политике Инна Святенко добавила: «Любое нарушение личного времени может рассматриваться как сверхурочка, которая должна быть оплачена». Правда, здесь пока так и не понятен механизм, как сотрудник может заставить работодателя заплатить за поздние задания.
Если удаленный работник не выходит на связь с работодателем без уважительных причин в течение двух рабочих дней, то это может стать основанием для увольнения. Второе новое основание для увольнения — если работник переехал в какое-то место, где с ним сложно связаться. Отговорки типа: «ой, начальник, извини, связь барахлит», руководство не будет считать уважительной причиной невыполнения задания. Работать можно и на пляже под пальмами, но связь с офисом должна быть идеальная.
Дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:
- работодателя;
- его филиала, представительства;
- иного обособленного структурного подразделения (вкл. расположенные в другой местности);
- стационарного рабочего места;
- территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Обязательное условие – использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для:
- выполнения данной трудовой функции;
- взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.
В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:
- заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
- их расторжении.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:
- коллективным договором;
- локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовым договором,
- дополнительным соглашением к договору.
Когда работник поступает в компанию администрация с ним оформляет трудовое соглашение, которое отражает наиболее существенные условия работы.
К таким условия, в частности, относится характер работы и место работы. Поэтому его смена должна оформляться подписанием сторонами дополнительного соглашения. То есть работник должен согласиться на изменение данного условия в добровольном порядке.
Перевести на удаленную работу сотрудника можно и без его согласия. Однако эта процедура требует времени. Ведь работодатель должен уведомить отказавшегося работника не менее чем за два месяца.
Сотрудник отказывается от работы на дому: как быть?
Как уже было сказано в начале статьи, сотрудника можно перевести на дистанционный труд только с его согласия, но как быть, если он отказывается? В этом случае все зависит от того, распространяется ли на организацию пункт 2 Указа Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и п. 4 Указа Президента РФ от 02.04.2020 № 239.
* Согласно п. 2 Указа Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и п. 4 Указа Президента РФ от 02.04.2020 № 239 продолжают работать:
- непрерывно действующие компании;
- медучреждения и аптеки;
- организации, которые обеспечивают людей продуктами питания и товарами первой необходимости;
- предприятия, выполняющих неотложные работы;
- компании, которые были приравнены к градообразующим и приравненным к ним (утверждаются в каждом регионе отдельно).
Режим работы и отдыха дистанционно
Коллективный договор, локальный акт, принятый с учетом мнения первичной профсоюзной организации, трудовой договор, допсоглашение могут определять:
- режим рабочего времени дистанционного работника;
- при временной дистанционной работе также – продолжительность и/или периодичность выполнения трудовой функции дистанционно.
Если иное не предусмотрено перечисленными документами, режим рабочего времени дистанционный работник устанавливает себе сам.
Указанные документы могут определять условия и порядок:
- вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте;
- выхода такого работника по своей инициативе (кроме случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Порядок предоставления дистанционному работнику на постоянке ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков определяет коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения выборного органа первичного профсоюза, трудовой договор в соответствии с общими правилами.
Предоставление ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему такому работу временно, происходит в общем порядке гл. 19 ТК РФ.