Форма №8. Журнал учета движения путевых листов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма №8. Журнал учета движения путевых листов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

• тип ТС,

• марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

• государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

• дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Путевые листы: изменения

Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.

   Сведения о владельце ТС

   3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

   1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

   2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

   4. Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:

   для юридического лица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

   для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

   Для юридических лиц вместо фразы «наименование, организационно-правовую форму» с 1 марта используется фраза «полное наименование». Фактически в данном пункте ничего не меняется, т.к. полное наименование включается в себя и организационно-правовую форму, и наименование организации.

   Для индивидуальный предпринимателей изменения более существенные. Вместо почтового адреса в каждом путевом листе должен указывать домашний адрес индивидуального предпринимателя.

   4. Сведения о транспортном средстве включают:

   3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);

   5. Сведения о транспортном средстве должны включать:

   5) показания одометра (полные километры пробега):

   при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее — Парковка);

   при заезде транспортного средства на Парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;

   при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

   Изменения затронули ситуацию, когда транспортным средством по очереди управляют несколько водителей. С 1 марта 2023 года при передаче автомобиля следующему водителю показания одометра (пробег) должны быть записаны в новое поле путевого листа.

   Внесение показаний одометра в путевой лист

   12. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

   13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

   14. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.

   14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с Парковки и его заезде на Парковку должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя) и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае оформления электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

   В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии), а в случае формирования указанных путевых листов в форме электронного документа — УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

   1. Если путевой лист оформляется в электронной форме, то показания одометра должны быть заверены усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписью.

   2. Если автомобиль используется несколькими водителями, то поле с показаниями одометра в момент передачи транспортного средства заполняется водителем, принимающим транспортное средство, и заверяется его подписью.

   Если же путевой лист заполняется в электронной форме, то показания одометра в момент передачи автомобиля должны быть заполнены сотрудником организации, имеющим усиленную электронную подпись.

   Как будет выглядеть электронный путевой лист

   Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

   К весне будут утверждены:

   • порядок оформления электронных путевых листов;
   • порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

   Правила формирования путевого листа

   С 01.03.2023 г. путевые листы можно формировать в электронном виде (Закон от 06.03.2022 г. № 39-ФЗ). А потому в новых правилах уточнили, что путевой лист нужно оформлять в бумажном виде или формировать в виде электронного документа.

   При применении электронной путевки водитель либо перевозчик при приеме груза для транспортировки предъявляет для сверки грузоотправителю электронный путевой лист или его бумажную копию.

   В общем порядке путевка оформляется собственником или владельцем транспортного средства. Ее заполняют на каждое транспортное средство при транспортировке пассажиров и багажа, а также грузов при городском, пригородном и междугородном сообщении.

   Уточняется — когда транспортное средство передается во временное пользование и владение за плату по арендному договору транспортного средства с экипажем, путевку оформляет арендодатель.

   Кроме того, дату и время проведения медосмотра должны указываться медработником, который проводил осмотрен, а также заверяться его подписью. В электронной путевке — УКЭП или УНЭП, сформированной в сервисе Госуслуг.

   К тому же медработник ставит пометку:

   • по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
   • по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».

   Журнал учета путевых листов в 2022 году

   ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

   Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

   1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

   2. Таблица, в которой указывают:

      • номер путевого листа и дату его выдачи,
      • данные водителя и его табельный номер,
      • гаражный номер автомобиля;
      • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

   Особенности заполнения

   Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:

   • с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
   • показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
   • журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
   • если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
   • необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.

   Кто должен составлять путевой лист

   Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

   • зарплату водителя;
   • надбавки водителям за разъездной характер работы;
   • затраты на ГСМ;
   • затраты на запчасти;
   • затраты на парковку;
   • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

   Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

   Путевки для легковых автомобилей

   Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.

   Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа. Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий. Путевой лист – это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.

   Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:

   • Дату, когда лист был выдан.
   • Его номер и серию.
   • Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
   • Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).

   Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.

   Где и как применяется?

   Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

   В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

   Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

   Требования к путевому листу

   Образцы путевых листов в 2023 году должны будут содержать в себе следующую информацию:

   1. В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.

   2. Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах с 2023 года в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.

   3. Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.

   4. Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.

   5. Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.

   6. В форму путевого листа с 2023 года обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в своём приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.

   МОЖНО ЛИ ВЕСТИ ЖУРНАЛ УЧЕТА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ОТДЕЛЬНО ДЛЯ КАЖДОЙ МАШИНЫ ОТДЕЛЬНО

   Сроки хранения и ответственность Lic-r. К обязательной информации относится: сведения о номере и дате выдачи путевого листа; данные о водителе, его табельном номере; гаражный номер транспортного средства обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку.

   Записи в форме подтверждают сразу три работника: тот, кто занес сведения, например, диспетчер ; а также бухгалтер, получивший документ. Дополнительно есть столбец для комментариев. Можно ли вести журнал учета путевых листов отдельно для каждой машины отдельно Важно Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись.

   С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет. В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

   Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. Post navigation Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы. Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам: тому, кто его вел; и директору или бухгалтеру. Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно.

   
   

   Похожие записи:

   • Пенсия по потере кормильца: размер, кому положена, как оформить
   • Как в бюджетном учете учитывать неисключительные лицензии?
   • Договор подряда на выполнение работ с юридическим лицом