Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сшивать документы в налоговую в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
Требования к сшиванию
На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:
- Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
- ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
- Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
- Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
- Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
- Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
- Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
Как заверить документ спрепленный степлером
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.
Пример подшитого договора
Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.
Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.
Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.
Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.
Базовые правила прошивания документации и выводы
В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?
- Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
- В папке не должно быть более 250 листов.
- Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
- Нумеровать опись дела не нужно.
- Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
- Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
- Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
- Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
- Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.
Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Как сшить документы для налоговой по требованию
Существуют три элемента налогообложения – государство, граждане и организации (коммерческие и некоммерческие). Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства. Налоговая система основывается на ряде традиционных принципов:
- Обязательность – граждане и организации обязаны платить налоги, это закреплено в конституции РФ.
- Справедливость – равенство налоговых прав всех граждан. Человек платит налоги в зависимости от своих доходов, 13% от прибыли.
- Однократность – в одном налоговом периоде за один и тот же объект налогообложения оплата производится один раз.
- Стабильность – условия налогообложения стабильны.
Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО. Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.
Как сшить документы для налоговой по требованию
Существуют три элемента налогообложения – государство, граждане и организации (коммерческие и некоммерческие). Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства. Налоговая система основывается на ряде традиционных принципов:
- Обязательность – граждане и организации обязаны платить налоги, это закреплено в конституции РФ.
- Справедливость – равенство налоговых прав всех граждан. Человек платит налоги в зависимости от своих доходов, 13% от прибыли.
- Однократность – в одном налоговом периоде за один и тот же объект налогообложения оплата производится один раз.
- Стабильность – условия налогообложения стабильны.
Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО . Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:
- Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
- Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
- Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.
При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:
- Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
- Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
- Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
- Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
- Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
- Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
- Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
- Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
- Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
- Повторяют все операции еще раз.
- С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
- Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.
Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.
Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:
- Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
- Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
- Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.
При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.
На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.
Пример подшитого договора
Есть и другие способы, как красиво сшить договор, например, для купли-продажи квартиры.
Способ 1. Самый простой — в два отверстия, для удобства предпочтительнее сделать дыроколом. Затем следует продеть нити с титульного листа наизнанку. Связать нити между собой в узел, разместить наклейку и заверить.
Способ 2. В три отверстия. Нить вводим с изнаночной стороны в две крайние дырочки. Когда она оказалась на титульной странице, оба ее конца выводим через середину опять наизнанку. Затем завязываем и размещаем заверительную надпись.
Способ 3. В одно отверстие. Прокалываем листы при помощи шила или дырокола в левом углу сверху. Ленту складываем вдвое, вставляем специальное железное кольцо для прошивки. Получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку.
Как заверить копии документов для налоговой
Введенные в действие приказом № ММВ-7-2/628@ с 04.01.2021 требования ФНС приведенные выше указания Минфина подтверждают. Все копии необходимо формировать в тома, в каждом из которых число листов не должно превышать 150. Исключение составляют многостраничные документы, состоящие из большего количества листов – их не нужно разрывать на разные тома, а можно сшивать одной книгой. Сгруппированные документы следует:
Да, нужно. Передавать в ИФНС документы следует в виде заверенных бумажных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверение информации в копиях – это обязательное действие, обеспечивающее их юридическую значимость. Представить их следует в полном объеме запроса ИФНС, оформив в соответствии с существующими сегодня критериями. Узнаем, как правильно заверять копии для налоговой и чем при этом руководствоваться.