Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача займа работнику предприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.
Требования к сотруднику
В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:
- его личностных качеств (ответственность, качество труда);
- продолжительности работы в компании;
- величины получаемого дохода (заработной платы);
- наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
- характеристики непосредственного руководителя работника;
- целей, для которых запрашивается ссуда.
Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.
При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.
Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.
Что такое займы сотрудникам
Положение о займах работникам регламентирует коллективный договор. Некоторые юрлица специально включают в текст данный пункт, чтобы мотивировать персонал на долгую плодотворную работу.
Займы бывают 2 видов: беспроцентные (сколько взял, столько и отдал) и стандартные, когда гражданин возвращает деньги с переплатой. Есть важный нюанс: закон расценивает бесплатный заем как выгоду. Значит, с полученной суммы сотрудник должен уплатить налог. Самому заниматься расчетами и отправлять декларацию в ФНС не нужно. Это входит в обязанности бухгалтерии. То же касается и займов, процент по которым ниже ключевой ставки ЦБ РФ.
ПРИМЕР:
| Алексей решил купить квартиру в ипотеку, но денег на первоначальный взнос у него не было. Мужчина обратился к руководству предприятия, на котором работал, с просьбой дать взаймы 500 тыс. рублей. Сотруднику пошли навстречу и даже одобрили беспроцентный заем. Стороны подписали соглашение, где было указано: деньги необходимо вернуть в течение 15 лет, при этом на выплаты дали отсрочку 5 лет. Если Алексей решит уволиться по собственному желанию или его сократят по уважительной причине, то он будет обязан досрочно погасить долг. Средства перевели на счет банка. Работник оформил ипотеку, сделал ремонт, переехал в квартиру с семьей и через 5 лет начал выплачивать по 4167 рублей ежемесячно. |
Как оформляют займы кадрам
У каждого работодателя свои правила и требования. Одни выдают деньги на любые нужды, другие — исключительно на конкретные цели (чаще всего это улучшение жилищных условий). Стороны подписывают соглашение в свободной форме. В тексте обычно указывают права и обязанности заемщика и кредитора, фиксируют сумму, ставку и срок договора. Финансы переводят на зарплатный счет сотрудника или перечисляют по указанным реквизитам, в зависимости от ситуации. К примеру, когда речь идет об оформлении ипотеки, средства отправляют напрямую в банк.
На одобрение заявки не стоит рассчитывать всем подряд. Обычно руководство и бухгалтерия обращают внимание на следующие моменты:
- стаж сотрудника (чем дольше работает, тем выше шансы получить заем);
- возраст и семейное положение (молодым специалистам, имеющим маленьких детей и нуждающимся в улучшении жилищных условий, охотнее идут навстречу);
- занимаемая должность;
- размер зарплаты (от этого показателя зависит максимальная сумма займа).
Что нужно знать нанимателю
Чтобы оформить займ правильно, работодателю нужно знать следующее:
1. Займы сотрудникам могут быть двух видов:
- Беспроцентные: сотрудник вернет только ту сумму, которую взял у нанимателя, и не выплачивает по ней ничего сверху (никаких процентов)
- Процентные: сотрудник вернет сумму, которую занял у нанимателя, а также выплатит проценты за пользование средствами.
2. Чаще всего наниматели выдают займы на:
- Строительство (покупку) жилья
- Покупку автомобиля
- Оплату обучения
- Покупку бытовой техники
- Лечение/оздоровление
- Другое (в списке приведены наиболее распространенные примеры, то есть это не значит, что займ не может быть выдан под любую другую потребность человека).
При выдаче займа бухгалтеру нужно будет определить возникает ли в этом случае материальная выгода у работника. Доход (материальная выгода) появляется, если процентная ставка займа меньше, чем 2/3 ставки рефинансирования, установленной на момент получения денежных средств. Если материальная выгода есть, то она подлежит обложению НДФЛ по ставке 35%, если работник является резидентом, если нерезидентом, то по ставке 30%.
Материальная выгода работника рассчитывается следующим образом:
МВ = 2/3 х СтР х З / 365(366) х Дн, где
СтР — ставка рефинансирования, установленная на дату получения дохода;
З – сумма заемных средств;
Дн – число дней пользования заемными средствами в месяце.
Важно! Ставка рефинансирования берется в размере, действующем на последний день каждого месяца пользования кредитом. Именно в этот день у работника возникает доход.
Налог с работника удерживается в день, когда у него возникает доход в виде материальной выгоды. Если заем беспроцентный, то в день возврата денег, а если процентный – то в день погашения процентов.Если погашение происходит частями, то расчет производится на каждую дату выплаты. Удерживается НДФЛ с любой ближайшей по дате выплаты сотруднику.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Может ли выдача беспроцентного займа учитываться на 58 счете «Финансовые вложения»?
Ответ: Нет, чтобы заем был признан финансовыми вложениями, он должен в будущем приносить доход.
Вопрос: Организация простила сотруднику долг и с возникшего у него дохода удержала НДФЛ. Однако, ранее НДФЛ уже удерживался с материальной выгоды. Нужно ли в этом случае вернуть излишне удержанный НДФЛ?
Ответ: Нет. НДФЛ, который был удержан ранее не является излишне удержанным, а значит и возвращать ничего не нужно. А с суммы прощенного долга НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13%.
Вопрос: Может ли работодатель предоставить заем своему сотруднику в натуральной форме?
Ответ: Да, может. Компания вправе предоставлять займы сотрудникам как деньгами, так и в натуральной форме (ст. 807 ГК РФ). К примеру, компания может одолжить сотруднику принадлежащее ей имущество. В бухучете при этом стоимость имущества в расходы включать не нужно. Его стоимость определяется исходя из цены, по которой в схожих обстоятельствах компания бы продала такое имущество.
Поскольку денежный займ наиболее распространенный, рассмотрим его особенности.
Выдать займ и получить его может как любое физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, так и юридическое лицо. При этом (если конечно выдача займов и кредитов – не ваша основная деятельность) лицензия для этой операции вам не потребуется.
По общему правилу договор займа в письменном виде можно не заключать, если он составлен между физическими лицами и его размер не превышает более 10 тысяч рублей. Если хотя бы одна сторона – юридическое лицо – в любом случае. Да, расписка в Гражданском кодексе упомянута, но, как показывает практика, ее редко кто заполняет правильно, поэтому возьмите себе за правило – есть займ – есть договор.
Существенное условие, без указания которого договор будет считаться незаключенным только одно – сумма займа (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
Сумму займа можно указать в рублях, условных единицах или в валюте, но если стороны – резиденты РФ, сами операции должны производиться исключительно в российских рублях.
Срок займа – определяется договором. Можно указать конкретную дату, можно период (например, календарный год), можно определить срок возврата моментом востребования.
В случае если займ предоставлен до востребования или срок не указан – сумма подлежит возврату в течение 30 дней со дня предъявления соответствующего требования. Вы можете предусмотреть договором иной срок возврата.
Досрочный возврат процентного займа допускается только в двух случаях:
-
с согласия займодавца. Его можно упомянуть в договоре, можно получить в виде отдельного документа;
-
в случае если это заемщик – гражданин, а займ предоставлен для личного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, сумма может быть возвращена досрочно при условии предупреждения займодавца не менее чем за 30 дней до возврата.
Остались вопросы? Попробую угадать:
Могу ли я выдать займ, если моя организация не является микрофинансовой и не имеет лицензии?
Да, можете, лицензия нужна, если выдача кредитов и займов – ваша основная деятельность.
Облагается ли налогом на прибыль/УСН получение займа?
Ваш доход – только проценты по договорам займа. Вы получили чужие денежные средства и обязаны их вернуть. Сумма займа не облагается налогом на прибыль или налогом, уплачиваемым в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
Можно ли выдать займы сотрудникам?
Можно, но не забывайте про материальную выгоду.
Можно ли вернуть займ учредителю переводом на его личный счет?
Можно. Обратите внимание: если займ целевой (на приобретение товаров, работ, услуг), и вы возвращаете его с применением электронного средства платежа – требуется применение ККТ.
Можно ли выдать займ до востребования?
Можно. По общему правилу заемщик будет обязан вернуть его в течение 30 дней с момента получения запроса.
Гражданский кодекс в большинстве случаев дает сторонам свободу договора. Используйте ее, учитывайте в договоре все важные условия: сумму займа, срок, проценты, порядок предоставления и возврата, порядок уплаты процентов, ответственность за непредоставление займа, за просрочку его возврата и уплаты процентов, обеспечение исполнения обязательств (залог, поручительство и т.д.)
Налоговые последствия
Многие фирмы предлагают возможность оформлять беспроцентный займ сотрудникам. Налоговые последствия такого решения являются приемлемыми для любой компании, так как не требуется уплачивать налоги. Обусловлено это тем, что компания не получает от сотрудника какую-либо прибыль в виде процентов.
У работников при этом формируется определенный доход, представленный экономией на процентах. Поэтому у него возникает необходимость уплачивать сбор за полученный доход, если предоставляется компанией беспроцентный займ сотруднику. Налоги в этом случае представлены НДФЛ. Сбор равен 13 %, причем удержанием занимается налоговый агент, представленный работодателем. Компания удерживает налог с зарплаты работника, но такое удержание не может превышать 50 % от дохода гражданина в месяц.
Выплата и возврат денежных средств по займу
Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:
- наличными средствами на руки;
- переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.
В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.
Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:
- Внесение наличных средств в кассу предприятия.
- Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
- Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).
Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.
Для каких целей может быть выдан займ
Договор займа сотруднику фирмы может быть выдан только целевой – то он должен быть использован для каких-то определённых целей. Эти цели должны указываться в самом тексте договора. При составлении такого договора необходимо руководствоваться ст. 814 ГК РФ.
Например, организация может заключить договор займа с сотрудником на обучение с отработкой, которая последует после окончания обучения.
Займ может быть как беспроцентный, так и с процентами. В договоре должны быть указаны проценты по договору, в противном случае, он будет беспроцентным по умолчанию.
Стоит помнить, что выдача беспроцентных займов своим сотрудникам – это прямое указание налоговикам обратить на такую компанию внимание.
Дело в том, что налоговики могут доначислить по такому договору налог на прибыль, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ на день совершения сделки.
Налог на доходы физических лиц
Если по условиям договора процентная ставка меньше 3/4 ставки рефинансирования Банка России, действующей на дату уплаты процентов по займу (кредиту), то у работника в силу пп. 1 п. 1 и пп. 1 п. 2 ст. 212, п. 1 ст. 210 НК РФ возникает доход в виде материальной выгоды. Такой доход облагается НДФЛ по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Сумма дохода определяется как превышение суммы процентов по займу (кредиту), исчисленной исходя из 3/4 действующей на дату уплаты процентов по займу (кредиту) ставки рефинансирования, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 223 Кодекса датой получения дохода является дата уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам.
У работодателя, выдавшего работнику беспроцентный заем, зачастую возникает желание отказаться от расчета материальной выгоды на том основании, что дата возникновения дохода для данной ситуации в законе прямо не установлена, следовательно, порядок определения дохода, установленный пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ, не может быть применен. Однако, по мнению Минфина России, при выдаче беспроцентного займа фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать соответствующие даты возврата заемных средств (Письма от 23 апреля 2008 г. N 03-04-06-01/103, от 11 апреля 2008 г. N 03-04-06-01/83, от 4 февраля 2008 г. N 03-04-07-01/21).
Имейте в виду, что налоговое законодательство, регулирующее порядок определения даты получения дохода в виде материальной выгоды, а также особенностей ее налогообложения при получении целевого займа на строительство или покупку жилья, изменилось. Напомним: до 1 января текущего года налоговая база по материальной выгоде от экономии на процентах по рублевым вкладам определялась с учетом ставки рефинансирования Банка России, установленной на дату получения средств. При документальном подтверждении направления работником целевого займа денежных средств на новое строительство либо приобретение жилья материальная выгода подлежала налогообложению по ставке 13%.
С 1 января 2008 г. датой фактического получения дохода признается день уплаты работником процентов за пользование заемными средствами (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ), а из перечня доходов исключена материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них в случае, если налогоплательщик (заемщик) имеет право на получение имущественного налогового вычета в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ.
Выплата и возврат денежных средств по займу
Необходимые финансовые средства заемщик может получить одним из общепринятых способов, который заранее оговорен в договоре:
- наличными средствами на руки;
- переводом безналичных средств по указанным заемщиком реквизитам.
В каждом из этих случаев бухгалтерия организации обязана документально зафиксировать перевод средств для последующей отчетности, как по внутреннему финансированию, так и для налоговых органов.
Более важным вопросом выступает метод, которым заемщик будет возвращать полученные средства работодателю. Правда и тут нет особых сложностей. Можно осуществлять перевод денежных средств одним из трех способов:
- Внесение наличных средств в кассу предприятия.
- Удержание заемных средств из заработной платы сотрудника согласно оговоренному графику.
- Возврат средств на счета компании по указанным реквизитам наиболее удобным заемщику способом (перечисление посредством банковских операций и прочее).
Важным моментом выступает обязательное соблюдение методики возврата заемных средств. Это непременно указывается в заключенном соглашении и не может быть изменено в одностороннем порядке – только с согласия и по договоренности между работодателем и заемщиком.
Даже если сотрудник организации, взявший беспроцентный заем, по каким-либо причинам не внес оговоренные суммы по графику платежей, если договором предусматривается такой способ возврата – организация не вправе изымать финансы посредством отчисления из заработной платы сотрудника.
Беспроцентный заем в неденежной форме: налогообложение
БЗ сотруднику может быть выдан товаром компании, материалами, основными средствами и т. д. Передаваемые вещи должны быть определены родовыми признаками, то есть не могут быть уникальными с конкретными признаками, которые есть только у них. Неденежный заем можно вернуть деньгами или такими же вещами. Основные качества переданных вещей следует указать в договоре (наименование, сорт, количество, размер и т. д.), чтобы заемщик вернул соответствующее имущество.
При выдаче такого вида БЗ работодатель должен учесть некоторые нюансы налогообложения. Что касается налога на прибыль, то передача денег или вещей в качестве займа расходом не считается (п. 12 ст. 270 НК РФ), а возврат займа не считается доходом (п. 10 ст. 251 НК РФ). Денежные займы НДС не облагаются (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). По договору неденежного займа имущество работодателя переходит в собственность сотрудника. В п. 1 ст. 39 НК РФ реализация приравнивается к передаче права собственности на вещи, а, согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, реализация называется объектом для НДС. Поэтому передача вещей по договору БЗ попадает под обложение НДС. Цена переданного имущества определяется как рыночная в текущий момент. Работодатель при начислении такого НДС имеет право принять к вычету соответствующий входящий НДС, который он заплатил при покупке переданных по БЗ ценностей.
Пример 2
01.01.2021 В. А. Соколов получил в качестве БЗ керамическую плитку, производимую на предприятии ООО «Восход», где он работает. Стоимость плитки составила 135 000 руб. без НДС. Срок займа — 1 год. Работодатель должен начислить к уплате в бюджет НДС в сумме 135 000 руб. × 20% = 27 000 руб.
Организация может выдать сотруднику беспроцентный займ двумя способами:
- перечислением на расчетный счет (или оформленную ранее банковскую карту) сотрудника;
- наличными средствами непосредственно из кассы предприятия.
В обоих случаях в своей бухгалтерии специализированные сотрудники обязаны отразить перевод средств.
В первом случае предприятие списывает выдаваемые заемные средства со счета Дебет 71 и переводит указанную сумму на счет Кредит 51. Во втором случае бухгалтерская проводка будет выглядеть следующим образом: Дебет 73 – Кредит 50.
Погашение задолженности работником может осуществляться одним из следующих способов:
- переводом суммы задолженности или ее части на расчетный счет организации, реквизиты которого выдаются сотруднику заранее;
- внесением наличных денежных средств в кассу предприятия;
- удержанием определенной ранее суммы с заработной платы сотрудника.