Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно для выставления счета на оплату. Как выставить счет на оплату от ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
Образец счета на оплату
Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС, который приведен в начале нашей статьи.
С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.
В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.
В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.
В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.
Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.
Что такое счет и его обязательные реквизиты
Счет – это документ, отображающий основные моменты предстоящей сделки. Основная цель его формирования – требование к оплате за определенные услуги или поставку товара.
Как выставить счет? Прежде всего, это платежный документ, поэтому он должен содержать банковские реквизиты для оплаты. Помимо этого, в счете должна присутствовать следующая информация:
- полные данные индивидуального предпринимателя, а именно Ф. И. О. и ИНН;
- наименование организации, которая будет оплачивать счет, ее налоговый код;
- если счет выставляется согласно условий подписанного договора, то в документе указывается ссылка на него;
- адрес места расположения предпринимателя;
- полные реквизиты счета (номер и дата), чтобы его можно было идентифицировать от других требований;
- наименование товара или услуги с максимальным описанием продаваемой продукции;
- количество поставляемого товара;
- стоимость за единицу и общая сумма.
В конце документа необходимо указать полную сумму, подлежащую оплате. Если предприниматель на ОСН, то указывается размер суммы с НДС цифрами и прописью. В самом конце проставляется подпись ИП, если есть бухгалтер, то и его подпись и печать (при наличии).
В качестве дополнительных условий, в счете можно указывать:
- условия поставки;
- срок отгрузки товара или предоставления услуги;
- скидки;
- обязательства сторон;
- штрафные санкции.
Счет на оплату от ООО физическому лицу: образец
Образец счета на оплату должен содержать следующую информацию:
- Наименование ООО, оформляющего документ, с указанием адреса и почтового индекса.
- Банковские реквизиты, по которым будет производиться оплата за указанную продукцию:
- ИНН, КПП, ОГРН;
- название банка, в котором у поставщика открыт расчетный счет, его корреспондентский счет;
- БИК банка;
- расчетный счет продавца.
- Дату и порядковый номер.
- Наименование поставщика по договору или грузоотправителя.
- Наименование предприятия, покупающего товар, а также его реквизиты. В случае если товар приобретает физическое лицо, его фамилию, имя, отчество, адрес.
- Табличную часть, в которой указываются:
- название товара;
- единицы измерения продукции;
- количество таких единиц;
- цена товара (допустимо указывать эту информацию как с НДС, так и без него);
- общая сумма за продаваемый товар без учета налогов;
- общая сумма с учетом НДС.
- Указание количества товара, а также суммы, подлежащей к оплате, прописью.
- Подпись руководителя предприятия.
- Подпись главного бухгалтера ООО или иного лица, уполномоченного на подписание счета.
Зачем предоставляется счет?
- По сути, счет – это основной способ формирования взаиморасчетов между сторонами. Счет предоставляет возможность выполнить все условия по предварительному соглашению, когда продавец называет свою стоимость товара или же услуг, а покупатель соглашается с установленными условиями;
- Оплата безналичного типа проводится исключительно посредством предоставления четких реквизитов, на которые отправляются средства. Соответственно, именно счет способен четко отразить все данные, которые касаются приобретаемого товара, или же каких-то услуг, а также их стоимости. Тут же отражаются реквизиты, на которые должен быть произведен платеж;
- Счет составляется в единственном экземпляре, и предоставляется покупателю или же клиенту, чтобы данная сторона смогла провести соответствующие процессы оплаты;
- Заметим, что выставление счета-фактуры считается достаточно серьезным вариантом хозяйственных документов. Применяют данный счет в своей работе, как и ИП, и юр. лица (обязательный фактор – работа на системе налогообложения с учетом НДС). Такой счет может быть предоставлен исполнителем или же продавцом, с учетом необходимости оплаты предоставленных услуг или же товаров;
- Счет-фактура используется с целью сформировать данные о стоимости товара или же предоставленных услуг, а также с целью четкого подтверждения уплаты сбора акцизного типа и НДС. Соответственно, именно данный документ должен быть выписан в четко установленной форме, и он считается основанием для последующего вычета с покупателя определенной суммы, которая формируется в виде НДС;
- Заметим, что счет-фактура формируется исключительно в двух экземплярах. В данном случае, вы можете использовать обеспечение программного типа, которое наделено строгой формой документа, и позволяет четко сконструировать документ таким образом, как того требует законодательство.
Как происходит выставление счета?
- Клиент или же покупатель, связывается с руководством предприятия или же индивидуальным предпринимателем, и указывает на свое желание осуществить сотрудничество. В данной ситуации может быть составлен договор, на основании которого будут производиться все последующие действия;
- Если покупка является единоразовой, то формируется составление счета на оплату выбранных услуг или же товаров. По сути, приведем стандартный пример. Если вы обращаетесь в компанию, которая занимается производством и установкой пластиковых окон, то обязательно формируется составление предварительного договора, после специалист формирует счет-фактуру, на основании которого вы проводите оплату. В стандартном магазине при приобретении товара, вы также получаете счет, и оплачиваете его в кассе. Но, в данной ситуации предварительный договор сотрудничества не составляется;
- После того, как покупатель получил счет, он его оплачивает. В магазине счет можно оплатить непосредственно в кассе, причем, вы можете использовать вариант как безналичной оплаты при использовании карты, так и оплаты наличными средствами. Если оплата проводится по карте, то платежный документ отражает такие данные;
- После оплаты счета, вы предоставляете его продавцу, после чего, производится процедура предоставления товара, какого-то материала, четко определенных услуг.
Частые ошибки в процессе формирования счетов
Чтобы научиться правильно составлять счета, нужно изучить не только требования законодательства по данному вопросу, но еще и оценить все ошибки, которые чаще всего предприниматели и ООО совершают при составлении документа.
Среди распространенных ошибок стоит выделить те, которые связаны с расшифровкой подписи. Как правило, такие ошибки возникают в том случае, если счет составляется в бумажном варианте. На документе ставится обычно только подпись, хотя требуется предоставить персональные данные лица, которое составляло данный документ. В электронном варианте документа ставится цифровая подпись, что в разы облегчает структуру составления счета. Ведь в данной подписи содержится информация о том, кто ее ставит.
Также нередко возникают нарушения, которые основаны на несвоевременном предоставлении счета-фактуры. Определено, что данный документ должен быть предоставлен в течение четко установленного времени (пять дней) с момента осуществления действий по отгрузке товаров. Все дело в том, что вопрос счета-фактуры является весьма сложным, и если вы не желаете формирования существенных проблем в дальнейшем, то нужно сочетать день предоставления тех или же иных услуг, а также в случае отгрузки ранее заказанных товаров, с датой составления счета.
Помните также о том, что если счет-фактура не предоставляется в рассматриваемом (отчетном) периоде, за который заявляется вычет НДС, то также формируются существенные сложности и разбирательства. Отметим, что Минфин рекомендует заявлять соответствующие вычеты в том налоговом периоде, в котором данный счет был выставлен и оплачен. Так, вы исключите ряд ненужных сложностей. Чтобы исключить формирование такой проблемы на многих предприятиях осуществляется хранение квитанций и конвертов, ведение журналов по входящей почте и пр.
Счет-фактура формируется в двух вариантах. Один остается у продавца, второй передается покупателю. Бывает формирование такой проблемы, что на документе проставлены разные даты. Это происходит по причине возникновения определенных исправлений. Помните о том, что если экземпляры документа имеют определенные различия, то по сути, счет-фактура перестает быть доказательством проведенной сделки.
Также в налоговой службе указывают на то, что в документе должна быть одна подпись лица, которое оформляет документ. Наличие подписи руководителя и бухгалтера – это использование факсимильной подписи, соответственно, такие действия могут стать основой отказа в предоставлении вычета.
Также нередко возникают ошибки именно в оформлении шапки счета. Зачастую, неправильно указывается имя продавца или же данные о покупателе, адреса, данные счетов. Поэтому, особенно внимательно следует проверять именно банковские данные, так как они имеют самое важное значение.
Заметим, что если в счете-фактуре обнаружена определенная ошибка, она должна быть устранена в установленном порядке. Это значит, что неверный показатель должен быть аккуратно перечеркнут (ни в коем случае нельзя использовать корректор), после чего, вписываются правильные показания, указывается дата, когда изменения были внесены, и обязательным условием считается подкрепление изменений печатью предприятия, а также подписью руководства. Тут же нужно сказать о том, что вносить изменения в документ может исключительно та организация, которая занималась составлением счета. Другая сторона таким правом не обладает.
Возможные ошибки при составлении документа
Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:
- Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
- Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры – в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления. - Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
- На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
- Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
- Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).
Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.
Как правильно выставить счет на оплату?
Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.
Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.
Способы заполнения счета:
-
Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.
Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
- Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
-
Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.
Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
-
Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.
Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.
Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.
Что такое счет на оплату
Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа. То выставлять расчетную накладную не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных документов по расчета.
Иногда выставленный коносамент является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне документ. Который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Уплата по документы другой стороной в установленный срок является акцептом. И договор считается заключенным в простой письменной форме. (подпункт 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). коносамент может быть акцептован и другими способами.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
Форма счета на оплату
Законодательство не содержит унифицированной формы этого документа. Компании и ИП вправе создать свой бланк счета на оплату либо воспользоваться представленными ниже.
Если решили создавать свою форму, учитывайте, что она обязательно должна иметь банковские реквизиты поставщика, отражать предмет сделки, содержать наименования реализованных товаров, оказанных услуг либо выполненных работ, а также их количество, стоимость единицы и общую.
Также можете привести в ней:
- дату, когда она составлена и порядковый номер (нумерация может быть любая, удобная вам);
- основания для выставления;
- контакты фирмы или ИП, в частности, почтовый индекс, адрес, номер телефона и адрес электронной почты;
- подписи гендиректора и главбуха (для компаний), подпись ИП;
- печать (но напомним, что она не обязательна к применению с 2016 года);
- фирменный логотип.
Бланк счета можно составить как в бумажном, так и в электронном виде.
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования
Похожие записи: